ERP - Almacén - Inventarios

Creado por David Miralpeix, Modificado el Mar, 12 Nov a 12:35 P. M. por Oksana Zhukovska

Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.

Es decir, el inventario, en términos generales, es un documento donde se anotan todas las pertenencias del individuo o empresa, con fines contables o de otra naturaleza.

En este video podrás ver su funcionamiento detallado del circuito de inventarios:

Existen distintos tipos de inventarios y pueden clasificarse en base a distintos criterios. Por ejemplo, según el momento en que se efectúa, el inventario puede ser:

Inicial: Antes de una acción o un periodo contable.
Final: Al finalizar una operación o ejercicio contable.

De acuerdo con la frecuencia, el inventario puede ser:

Periódico o intermitente: Cuando se realiza cada cierto tiempo, por ejemplo, de forma mensual, trimestral o anual.
Permanente: Trata de contabilizar en tiempo real las variaciones de existencias.

Por otro lado, según el tipo de existencias, el inventario puede ser:

De materias primas: Contabiliza los insumos de una empresa que luego pasarán por el proceso de producción.
De productos en proceso: Incluye aquellos productos que no están terminados para vender al cliente o consumidor.
De productos terminados: Considera todas las mercancías listas para entregar al cliente.

Para activar el trabajo con inventarios puedes utilizar el asistente de configuración de empresa

El formulario de inventarios seria el siguiente:

Los campos que aparecen son:

Inventario: Identificador del inventario.
Almacén: Almacén sobre el que se realiza el inventario.
Estado: Estado del mismo (pendiente o regularizado).
Fecha: Fecha en la que se da de alta el inventario.
Observaciones: Campo para indicar observaciones.

Crear un inventario

Como en cualquier otro objeto del programa, el inventario se puede crear desde diferentes apartados , por ejemplo desde la colección de inventarios como desde el botón nuevo si tenemos un formulario de inventario abierto.

Una vez que se crea un inventario y rellenados los datos de cabecera, se puede seleccionar una serie de filtros para obtener los artículos deseados. Estos filtros se encuentran ocultos para optimizar el espacio. Se muestran activándolos desde el menú superior, opción 'Ver' - 'Ver filtro carga'.

Donde podremos filtrar por varios conceptos

Filtros de artículos. Nos permitirá filtrar entre rangos de artículos o por artículos que ya existen en otros inventarios por ejemplo.
Filtros familias. Donde podremos marcar las familias y niveles que queremos incorporar en el inventario.
Filtros Zonas-Estanterías. Solo si esta activo el SGA.

Una vez rellenados los filtros, se utiliza la opción de menú->Opciones -> Importación de artículos” seleccionando una de las dos posibilidades posibles.

Almacén Inventario + Filtros: Carga los artículos que se encuentran en el almacén y cumplen las condiciones indicadas en el filtro.
Total (Sólo Filtros): Carga todos los artículos que cumplen el filtro independientemente del almacén en el que se encuentren.

Los artículos se cargan en la parte central de la pantalla, de manera que se puede realizar filtro sobre ellos.

La información que aparece en el grid principal es la siguiente:

Ubicación Ubicación del artículo.
Id Artículo Identificador del artículo.
Descripción Descripción del artículo.
Familia Familia a la que pertenece.
Cant 1 Cantidad recontada.
Cant 2 Cantidad informada en un segundo recuento. Tiene prioridad sobre “Cant 1”.
Stock total Stock del artículo. Hay que diferenciar si el inventario está marcado como “Stock a fecha inventario” o no se encuentra marcado.
Uds. Regularizar Es la cantidad que se debe de añadir o quitar al Stock total para obtener la cantidad informada en “Cant 1” (o en “Cant 2” si tuviera valor)
Stock final Stock final después de haber sumado o restado la cantidad que aparece en “Uds. Regularizar”. Esta cantidad siempre es a fecha actual, independientemente de la fecha del inventario y de si éste se encuentra marcado como a “Fecha inventario o no”

Cabe destacar la diferencia de trabajar con el inventario a fecha de inventario o a fecha actual.

Si se crea un inventario a “fecha Inventario” la información que aparece en “Uds. Regularizar” es la cantidad que se debería de añadir para que, en la fecha del inventario, la cantidad fuera la indicada en “Cant 1” (o “Cant 2”).

Así pues, si existen movimientos posteriores, el stock final no coincidirá con el que aparece en las columnas de cantidades.

En la parte inferior de la pantalla aparece la misma información que en la parte central, pero diferenciada para los artículos con lotes y números de series.

Así pues los artículos que sean lotes aparecen el stock de cada uno de ellos pudiendo regularizar de forma individualizada cada uno de los lotes.

Para los números de serie funcionaría de forma análoga.

Opciones

En la pantalla además de los botones que posibilitan la creación y eliminación de nuevos inventarios aparecen los botones que permiten la búsqueda de inventarios ya realizados, la introducción de los datos obtenidos en el recuento del stock y el botón que realiza la regularización.

En la pantalla de búsqueda de inventarios aparece la relación de los existentes y el estado en el que se encuentran.

Al pulsar el botón “introducir Lecturas” aparece la siguiente pantalla en la que poder indicar las cantidades contadas en los inventarios. Si se habilita el parámetro INVENTARIOS_SUMARLECTURAS, varios empleados podrán meter lecturas desde sus puestos y estas se irán acumulando en los totales del inventario.

En AHORA ERP, se permite la regularización de los stocks de los almacenes mediante la realización de inventarios. Los cuales, permiten la regularización de los stocks a una fecha determinada, permitiendo de esta forma el control del stock en todo momento.

Al pulsar el botón “Regularizar” se realizan los movimientos oportunos de almacén por las cantidades indicadas en la columna “Uds. Regularizar”. En caso de no estar marcado el check de Stock a fecha inventario que explicamos antes, es sistema nos peguntaría con el siguiente mensaje, antes de hacer la regularización.

Los movimientos de almacén se realizan bajo los códigos “21” ó “22” que se corresponden a los movimientos de entrada y salida por regulación de stock

En la opción de menú “Inventarios -> Configurar cantidad por defecto” se puede indicar una cantidad que se desea que aparezca informada en la columna “Cant 1” por defecto al realizar la carga del inventario.

Si se indica el símbolo “@” la cantidad que aparece en la columna de las cantidades se corresponde con la cantidad del stock a la fecha del inventario.