ERP - Modelo 347 Carta mediante eFactura

Importante

Este desarrollo se ha incluido a partir de la versión 4.4.2400 H28, también es necesario actualizar el módulo del eFactura para realizar un correcto envío de las cartas 347.

TABLA DE CONTENIDOS

• Pantalla de gestión del modelo
• Filtrado de datos a gestionar
• Visualización de los datos filtrados
• Gestiones con los registros marcados
• Envío de mails con carta modelo 347
• Revisión de datos con cliente/proveedor
• Marcado de clientes/proveedores revisados
• Modificaciones de datos para el modelo 347

Este documento describe la ayuda a la gestión del modelo 347 en el ERP Ahora, la cual supone supone una carga de trabajo importante durante varias semanas cada año para el departamento de contabilidad de nuestros clientes.

El proceso implica los siguientes pasos

-    Sacar los saldos trimestrales facturados a clientes y proveedores durante el ejercicio anterior, para todos los que hayan tenido un volumen de operaciones superior a los 3005€ indicados por la actual legislación.

-    Mandar un e-mail (o llamar telefónicamante) a cada uno de los proveedores y clientes con la información en poder de la empresa relativa a los 4 trimestres y el total anual, solicitando la verificación de dichos importes para, en caso de discrepancias, aclararlas y realizar cada parte una declaración con datos coincidentes.

-    Modificar los saldos trimestrales que sean necesarios, para los clientes y proveedores en los que se hayan detectado discrepancias.

-    Configurar y preparar el modelo 347 a partir de los datos del ERP, para su posterior presentación telemática a la Administración Tributaria.

El objetivo de este desarrollo es ayudar en este proceso, simplificando las tareas manuales a realizar y ofreciendo información y herramientas que reduzcan la carga de trabajo que supone la elaboración del modelo 347.

Pantalla de gestión del modelo

El primer paso, como se ha descrito en el alcance, es extraer del ERP, del ejercicio anterior, todos los datos necesarios para identificar los clientes y proveedores que han alcanzado o superado un volumen de negocio anual de 3005€. En el ERP Ahora la forma adecuada de obtener los clientes y proveedores que debemos incluir en el modelo 347 es directamente generando este, por tanto, el primer paso a realizar es entrar a la generación de los modelos fiscales anuales y generar uno, con el formato del modelo 347:

Una vez creado el modelo 347, el primer paso es “calcular” los valores, hecho esto, ya podemos empezar a gestionar el proceso del 347 con nuestros clientes y proveedores, para ello tenemos una opción “Gestionar notificaciones” en el menú “Modelo”:

Esta nueva opción de menú nos da acceso a la pantalla donde podemos empezar a gestionar las comprobaciones del modelo 347. 

Filtrado de datos a gestionar

La pantalla permite, en su cabecera, realizar un filtrado de qué datos queremos gestionar:

Podemos filtrar por un NIF o razón social concretos, y también, de forma más abierta, podemos ver los clientes y/o proveedores, y luego tres filtros más:

-    Confirmado: podemos ver los clientes/proveedores con los que ya hemos confirmado los datos.

-    Discrepancias: podemos ver los clientes/proveedores con los que hayamos registrado discrepancias en las cifras que hemos intercambiado.

-    Enviados: podemos ver los clientes/proveedores a los que les hemos enviado ya la información del modelo 347.

Visualización de los datos filtrados

Una vez filtrados los clientes/proveedores como consideremos oportuno, tendremos todos los que cumplen en pantalla. En esta pantalla, para cada uno de ellos, tendremos la siguiente información:

-    Datos del cliente/proveedor: NIF, razón social, teléfono, dirección completa.

-    Detalle trimestral y total anual que tenemos en el ERP para el cliente/proveedor.

-    Email: si está relleno, será el email al que enviemos los datos del 347 para comprobación. Se puede rellenarlo directamente en caso de no tener email o ser incorrecto.

-    C (“Confirmado”) indica si el importe está ya verificado con el cliente/proveedor y, por tanto, las cifras son correctas. Lo marcaremos nosotros según hagamos la gestión y se guarda para futuras consultas.

-    D (“Discrepancias”) indica que ha habido discrepancias en las cifras. Si el check “C” está activo, esas discrepancias se han resuelto y las cifras son correctas. Si “C” no está activo, las discrepancias están siendo analizadas, el registro no es válido todavía.

-    E (“Enviado”) indica si se ha enviado comunicación al cliente/proveedor de los datos del 347.

-    M (“Marcar”) indica que se quiere marcar el registro para realizar con los marcados alguna acción, por ejemplo, enviar un e-mail a ese cliente/proveedor.

Podemos marcar o desmarcar todos los registros en pantalla (opciones en la cabecera de la rejilla, o ir marcando o desmarcando selectivamente los registros que queramos con el campo “M” situado en el lateral derecho de la rejilla.

Gestiones con los registros marcados

Al pie de la pantalla tenemos las acciones que podemos hacer con los registros que tengamos marcados:

-    Enviar Email: Realizar el envío masivo de correos electrónicos a los clientes/proveedores marcados, con la información de importes trimestrales y total anual registrado para cada uno de ellos (carta modelo 347). Si el registro no tiene email indicado, será rechazado durante el envío.

-    Generar PDFs: Permite generar un fichero pdf personalizado con la carta modelo 347 para cada registro marcado. Los ficheros pdf generados se guardan en un directorio indicado para su proceso posterior.

-    Imprimir: Imprime la relación de clientes/proveedores, marcados o no, con todos los datos mostrados. 

-    Imprimir marcados: Imprime solamente la relación de registros marcados, con todos los datos mostrados.

-    Volcar datos: Genera el volcado de los datos en pantalla al formulario del modelo 347 que estamos trabajando. Si no se hace este proceso, los datos modificados no pasarán al modelo.

Envío de mails con carta modelo 347

Los envíos se realizan a través del módulo de efactura, por lo que este debe estar instalado y configurado. Además, se debe habilitar el envío para el objeto “AgTributaria_Modelos_347”.

Se podrá enviar directamente desde esta pantalla un e-mail a cada uno de los clientes/proveedores, al contacto de facturación que figure en el cliente/proveedor. Si no hay correo indicado, se enviará al general de la empresa cliente/proveedor, y si tampoco existe, se indicará que no se puede realizar el envío. 

Al completar el envío al módulo de efactura se muestra un mensaje de fin de proceso:

Cuando se ha enviado un mail a un cliente/proveedor se marca automáticamente la columna “E” (“Enviado”) para no repetirlo, por tanto, solo se enviarán correos a los clientes/proveedores seleccionados en la pantalla y que no tengan este check marcado.

Si un registro ya tiene marcado el campo “E”, no se le marcará el “M” con la opción automática “Marcar todos”, pero el usuario si podría marcar manualmente el check “M” para forzar un determinado envío. 

El formato del mail enviado puede ser modificado en el Admon (“Otros” > “Envío correos”; objeto “AgTributaria_Modelos_347”):

Revisión de datos con cliente/proveedor

Si el usuario se posiciona en uno de los importes trimestrales y hace doble click sobre él, le mostrará el detalle de facturas que se han incluido en ese trimestre:

Si en esta rejilla se pulsa sobre un número de factura en concreto, se podrá navegar a la factura solicitada:

Marcado de clientes/proveedores revisados

La pantalla de gestión dispone de una columna de check “C” (“Confirmado”) para poder indicar que ese cliente/proveedor ha sido ya revisado y sus datos son correctos tal y como figuran en la pantalla. Las líneas marcadas en “Confirmado” se visualizan con fondo verde para indicar que están ya revisadas y confirmadas.

La columna de check “D” (“Discrepancias”) permite marcar los clientes/proveedores en los que tenemos discrepancias entre nuestros datos y los suyos. Las líneas marcadas como discrepantes se marcan con fondo rojo para indicar este hecho, salvo que también esté marcado el check “Confirmado”, en cuyo caso se marcan en verde por este último y el check “Discrepancias” solo es un recordatorio de una discrepancia ya resuelta.

El resto de las líneas sin confirmar ni discrepantes, se muestran con fondo blanco.

Modificaciones de datos para el modelo 347

Si como resultado de la comprobación con el cliente/proveedor aparecen discrepancias y se acuerda una cifra diferente de la consignada en el ERP, se podrá editar el trimestre o trimestres y consignar la cifra acordada. Este valor consignado en esta pantalla es el que se usará para la preparación del modelo 347, y el cambio queda reflejado como tal cambio marcándolo con las cifras en azul (en negro están las cifras originales).

Al modificar cualquier trimestre, el total se ajusta a la nueva o nuevas cifras registradas. Este dato será el que se reporte a través del modelo 347.

En el caso de cambiar una cifra en el modelo, deberíamos marcar ese registro en la columna “D” para saber que hay discrepancias:

Si el dato está ya acordado con el cliente, lo hemos modificado y es el que vamos a reportar, además de marcar el check “D” para saber que había discrepancias, se marca el check “C” para saber que está comprobado, y la línea pasará a ser verde:

Nota Importante: una vez introducido un cambio en la rejilla, si queremos que el cambio modifique el modelo 347 debemos pulsar el botón “Volcar datos”, al pie de la pantalla, para que esta modificación se registre en el modelo a presentar. Si no se vuelcan los datos modificados, permanecen en la rejilla y saldrán en la pantalla, pero no se usarán en el modelo a presentar.