ERP - Partes - Revisiones Preventivas de Máquinas

Las revisiones preventivas sirven para llevar un control de las revisiones técnicas que se deben de hacer a las máquinas y/o a los vehículos. De esta forma podremos saber si una máquina o un vehículo es necesario revisarlos en una fecha determinada, qué tipo de revisiones deben de realizarse, etc.

Todas las máquinas de las cuales se quiera llevar un control de revisiones preventivas tienen que pertenecer a un grupo de revisión. El grupo de revisión se asigna en el campo Grupo de Revisiones de la ficha del artículo máquina.

NOTA: Las máquinas deben estar marcadas como únicas y tener stock en algún almacén.

PARÁMETROS A TENER EN CUENTA

Cuando se hace un parte de revisión, por defecto se asocia al cliente indicado en el parámetro PARTES_CLIENTE_POR_DEFECTO. El cliente de este parámetro se suele utilizar al generar un parte para uno mismo (es decir, nosotros somos los destinatarios del parte).

Hay que establecer el valor oportuno al parámetro PARTES_TIPOS_DISPONIBLES, deberá incluir el valor 2 que es el que corresponde al tipo de parte de revisiones preventivas.

Hay que asegurarse de que el parámetro PARTE_TALLER_REVISION está informado con el valor del taller que se pretende emplear en las revisiones preventivas. Podemos consultarlo desde un parte, menú Mantenimientos opción Talleres.

GRUPOS DE REVISIÓN

Tenemos que definir Grupos de Revisión. Un grupo de revisión puede estar constituido por una o varias revisiones. A su vez, cada revisión tiene tantas acciones como sean necesarias.

A esta funcionalidad se accede desde la opción de menú Gestión – Máquinas – Revisiones Preventivas de Máquinas.

Para crear una revisión o un grupo de revisión, se puede acceder a Menú - Gestión – Máquinas – Mantenimiento de Grupos de Revisiones Tipo, o bien se puede acceder desde la opción de menú Grupos de Revisiones Tipos existente en el formulario de Gestión de Revisiones Preventivas.

En esta pantalla tenemos en la parte izquierda un árbol y en la parte derecha una rejilla. En el árbol gestionaremos los grupos de revisiones y en la rejilla derecha haremos lo propio con las revisiones que conforman cada grupo.

Para crear un Grupo de Revisión, hemos de pulsar sobre el botón Nuevo, introducir la descripción y pulsar sobre el botón guardar. En estos momentos aparecerá el nuevo Grupo de Revisión en el árbol de los grupos.

En el momento de crear un Grupo de Revisión, lo creamos vacío, es decir, sin artículos y sin Revisiones. Las revisiones las asignaremos una vez creado el Grupo y el Nº de Artículos asignados aparecerán en cuanto asignemos el grupo a alguna máquina o vehículo.

GRUPOS DE REVISIONES TIPOS

La rejilla inferior derecha del formulario contiene las revisiones del grupo seleccionado. Aquí podremos dar de alta las distintas revisiones que van a componer el Grupo de Revisión. Para dar de alta una Revisión hemos de pulsar el botón “Nueva”, con los que nos aparecerá el formulario de creación de una revisión.

En la cabecera de este formulario especificamos el tipo de revisión, que puede ser de tres tipos:

• Revisión por intervalo de trabajo: se refiere a un intervalo de trabajo. Este intervalo, si se mide en días va a excluir los días festivos, a menos que en la ficha de la máquina le indiquemos que trabaja los festivos.

• Revisión tras entrada: hace referencia a una revisión en el momento en que “recogemos” la máquina del cliente. No tiene sentido que elijamos un intervalo de tiempo en este caso, ya que vamos a realizar la revisión en el momento en que se devuelva una máquina.

• Revisión por días naturales: se refiere a un tipo de revisión por intervalo de tiempo. Los festivos no se excluyen.

En la cabecera de la revisión también se indica el intervalo en el que se va a realizar la revisión. La medición se puede hacer en:

• Días: En caso de elegir el tipo “Revisión por intervalo de trabajo”, se refiere a los días sin contar los festivos, en caso de que la máquina no tenga seleccionado que trabaja los festivos. Si elegimos “Revisión por días naturales” no tiene en cuenta los festivos.

• Horas: Esta medición de tiempo se utiliza para la “Revisión por intervalo de trabajo”, y tiene en cuenta las horas del “horómetro” de la máquina. Para ello hemos de tener un uso diario de la máquina, y marcado el campo “Cont. Actualiza” de la ficha de la máquina.

• Kilómetros: En el caso de que elijamos “Revisión por intervalo de trabajo”, se refiere a los kilómetros que pasan hasta la siguiente revisión. Esta revisión es indicada para los vehículos, y tiene en cuenta el campo “horómetro” de la ficha del vehículo que aprovecharemos para indicar una media de kilómetros diarios.

El check Fecha Teórica sirve para forzar a que la fecha de siguiente revisión que calcule la pantalla de Gestión se mantenga siempre sobre la fecha estimada y no sobre la fecha de revisión real indicada en el último parte cerrado de esa revisión. Es decir, que se calculará a partir de la anterior fecha teórica siempre que la fecha real de la revisión no coincida y permitirá que si adelanto o retraso la revisión periódica actual, no se altere el calendario de la siguiente.

El check Única sirve para forzar a que ese tipo de revisión sólo se realice una vez. Después de cerrar el parte donde se incluya ese tipo de revisión, ya no aparecerá más como pendiente para esa máquina.

En el campo Descripción indicamos la descripción que queremos dar a esta Revisión.

Una vez rellenos estos campos, pulsamos sobre el botón “Guardar”, y ya tenemos creada la revisión. 

Es posible definir una serie de acciones y repuestos asociados a cada revisión, aunque no es obligatorio ni afecta al cálculo de fechas. Para ello podremos rellenar los datos correspondientes en las pestañas Mano de Obra y Materiales.

Desde el árbol podemos seleccionar una revisión y arrastrarla a otro grupo, conseguiremos realizar una copia de esa revisión en el nuevo grupo. Esta operación siempre hace una copia de una revisión, en ningún caso podremos directamente cambiar una revisión de grupo, ya que para ello es necesario primero copiarla en otro grupo como acabamos de explicar y después eliminar la revisión del grupo original.

Si seleccionamos una de las revisiones en el árbol podemos desasignarla del grupo al cual pertenece pulsando el botón Desasignar tras lo cual la revisión aparecerá en el grupo REVISIONES SIN ASIGNAR.

También se puede borrar pulsando el botón Editar y en la pantalla del tipo de revisión pulsando el botón Eliminar.

Con el botón “Eliminar” de la parte superior derecha, se suprime el grupo siempre y cuando no tenga asociado ninguna Revisión. En caso de que exista una revisión, y queramos eliminar el Grupo, hemos de Desasignar  las revisiones del grupo. Lo mismo ocurre con los artículos, si existe alguna máquina que tenga el Grupo que queremos eliminar, no vamos a poder eliminarlo.

Tampoco se puede desasignar una revisión de su grupo si la revisión tiene hechos partes de revisión.

COPIAR REVISIÓN

Si seleccionamos una Revisión de un Grupo de Revisión y hacemos clic derecho del ratón, podremos seleccionar la opción “Duplicar Revisión”, esto nos duplica la Revisión, con lo que podremos editarla después y modificar lo que necesitemos.

Esta operativa es útil cuando tenemos revisiones muy parecidas para artículos máquina similares.

CONTROL DE HORAS DE ARTÍCULOS MÁQUINA EN CONTRATOS DE ALQUILER

En la ficha de la máquina tenemos el campo Horas Uso, el cual indica cuál es el máximo número de horas diarias que un cliente puede utilizar la máquina cuando se la alquilamos. También tenemos el campo Contador Actual, que indica el número de horas totales que se ha usado esa máquina durante todos los alquileres que ha sufrido.

Se puede establecer un control de las horas que un cliente ha utilizado una máquina que le hemos alquilado. Para ello, en primer lugar la máquina tiene que ser de código único y en su ficha debe tener activado el check Cont. Actualiza, con lo que conseguimos que al realizar un envío de la máquina desde un contrato se pueda indicar el horómetro actual de la máquina, proponiendo por defecto el campo Contador Actual de la ficha de la máquina.

Posteriormente, al realizar la devolución de la máquina, se puede indicar el valor del nuevo contador de una forma similar a cuando se envió.

Todavía se puede automatizar más el cálculo del contador si en la ficha de la máquina activamos el check “Cont. Automático”, con lo cual al devolver la máquina se actualizará el campo “Contador Actual” con el valor que tenía antes más el resultado de multiplicar los días que ha estado alquilada la máquina por el campo “Horas Uso”.

TRAS LA DEVOLUCIÓN DE UNA MÁQUINA

En el momento en que se devuelve una máquina, si hay alguna revisión tras entrada definida para la máquina, el programa avisa de que hay alguna revisión por hacer y nos pregunta si queremos verla, para llevarnos a la pantalla de Gestión de Revisiones Preventivas si le indicamos que SI.

Nos abre la ventana de revisiones preventivas filtrada por la máquina al mismo tiempo que nos genera el albarán de recogida.

MANEJO DE LA PANTALLA DE GESTIÓN DE REVISIONES PREVENTIVAS

En el filtro en la parte superior podremos filtrar por fechas, por grupo de revisión, máquina, cliente, delegación o almacén.

En la rejilla del formulario, la columna “Sig Rev” se calcula en base a la fecha de la última revisión (columna Ult Rev) más los días necesarios que se necesitan para que se exceda el límite de tiempo fijado para el tipo de revisión de la máquina, teniendo en cuenta que en un día la máquina se puede usar lo que indica el campo Horas Uso de su ficha.

Cada vez que se filtra en este formulario se recalculan las fechas de las siguientes revisiones.

Cuando se asigna una revisión de tipo intervalo de trabajo a una máquina que antes no tenía ningún grupo asignado, y que por tanto no estaba incluida en esta gestión de revisiones, si la máquina no está alquilada en un contrato el programa no le asignará la fecha de la siguiente revisión y tendremos que ser nosotros los que la inicialicemos a mano. Para ello se deberá editar en la casilla “Fecha Ult. Rev” que aparece en el pie del formulario, y pulsar en Guardar Línea con lo que esa máquina ya tendrá asignada la siguiente fecha de revisión y el programa nos avisará en la rejilla cuando se supere.

Del mismo modo, también hay que asignarle manualmente el horómetro que tenía en la última revisión, y para ello actuaremos igual que antes pero rellenaremos el campo “Hor. Ult. Rev.” contiguo a la Fecha Ult Rev.

Si está activada la opción de menú Ver – Ver solo Siguiente Revisión, entonces cuando filtremos en esta pantalla el grid sólo mostrará la siguiente revisión de cada máquina en lugar de todas sus revisiones.

Si asignamos una máquina a una revisión de intervalo de trabajo pero la máquina en ese momento está alquilada (se encuentra en un contrato de alquiler y aún no ha sido devuelta), entonces el programa calculará la fecha de la siguiente revisión partiendo de la fecha actual y sumándole los días que hace falta que esté en alquiler para que en función de las horas de uso diario y el valor del contador inicial, dicho contador supere el intervalo de tiempo definido en la revisión. Este cálculo tiene en cuenta si la máquina trabaja en los días festivos o no, y para ello se basa si el check “F” (facturar festivos) de la línea del contrato donde está la máquina se encuentra activado. Hemos de tener en cuenta que el valor del contador y de las horas de uso que se encuentran en la ficha de la máquina siempre se miden en horas.

Si las líneas de las máquinas no están marcadas en Rojo, quiere decir que la fecha de revisión, de acuerdo con el Grupo de Revisión que hayamos elegido, está por llegar, y es la que nos indica.

Si alguna línea está en color rojo significa que no está asignada la fecha de la última revisión o que a la máquina ya le toca pasar la revisión a fecha de hoy. Es importante remarcar que sólo aparecerán en rojo aquellas líneas cuya fecha de la siguiente revisión sea menor o igual a la fecha de hoy, independientemente del valor del contador de la máquina o de si el porcentaje ha superado el 100%. Esto se hace así porque sólo tiene sentido que se avise de las máquinas que están pendientes de revisión a fecha de hoy, no a una fecha futura.

Por tanto, aunque alquilemos y devolvamos una máquina en fechas futuras, lo cual hace que se incremente su contador, si los alquileres de una máquina a fecha de hoy (contratos en los que ha estado alquilada la máquina desde la última revisión hasta la fecha de hoy) no suponen que se haya superado su intervalo de trabajo (aunque el contador indique lo contrario), la máquina no aparecerá como pendiente de pasar la revisión. Debido a esto, como la columna del porcentaje se calcula en base al contador actual y al contador de la última revisión, es posible que se haya superado el 100% pero sin embargo la máquina no conste como pendiente de pasar la revisión.

El color rojo, también puede aparecer con máquinas que nunca han pasado una revisión, y por tanto podremos modificar la “Fecha Ult. Rev.” para que nos genere los cálculos de forma correcta.

Si alguna línea se encuentra en color naranja claro está indicando que su columna HUlt está a 0, lo que significa que el contador que tenía la máquina cuando se le hizo la última revisión marcaba 0. Si seleccionamos una máquina en esta situación, en la parte inferior del formulario se nos habilitará el campo Hor Ult Rev para que le demos valor. Si todavía no se ha asignado la fecha de la última revisión, para indicar que su valor se puede modificar, la celda correspondiente a la fecha de la última revisión también aparecerá en color naranja.

Si alguna línea está en color naranja oscuro (o si la fecha de la última revisión está en rojo) significa que su columna “Sig Rev” está vacía y por tanto esa máquina no puede pasar la siguiente revisión (esto se produce porque algún dato de la configuración de la máquina no es correcto). El motivo por el cual una máquina presenta vacía su fecha de la siguiente revisión lo indica el programa en la parte inferior del formulario, justo a la derecha del campo “Fecha Sig Rev”. A continuación se presentan algunos motivos por los cuales una máquina no tiene asignada una fecha para la próxima revisión:

• La revisión de la máquina es de tipo intervalo de trabajo y el usuario no le ha asignado manualmente la fecha de la siguiente revisión. Este caso se da cuando la máquina no ha sufrido ninguna revisión.
• No se han establecido las horas de uso de la máquina en su ficha.
• La máquina no es de código único.
• La revisión de la máquina es de tipo revisión tras entrada y la máquina se encuentra alquilada.

En la parte inferior derecha nos aparecen tres pestañas:

• Datos: en esta pestaña nos aparece la máquina, el grupo de revisión y el tipo de revisión de la máquina que tengamos seleccionada.

• Cliente/Obra: nos indica en qué cliente o en qué obra se encuentra la máquina, en caso de que la máquina se encuentre en algún contrato.

• Repuestos Necesarios: según las acciones que tengamos asociadas a la revisión, puede que tengamos que utilizar material. En esta pestaña nos aparecen los distintos almacenes, así como el stock del producto necesario en cada uno de los almacenes.

Los menús que nos aparecen en esta ventana son los siguientes:

• Revisiones Preventivas: Esta opción de menú cuenta con los siguientes submenús:

• Marcar todos: marca todas las líneas filtradas.
• Desmarcar todos: desmarca todas las líneas filtradas.
• Generar Partes agrupando por artículo: para indicar si cuando se lance la generación de partes de las líneas marcadas, se debe generar un parte por máquina (marcado) o un parte por revisión (no marcado).
• Cerrar: cierra la ventana.

• Ver: Esta opción de menú cuenta con una los siguientes elementos:
  • Grupos de Revisiones Tipos: para acceder al mantenimiento de grupos de revisión. 
  • Pestaña Predeterminada: aquí vamos a poder definir qué pestaña: Datos, Cliente/Obra o Repuestos Necesarios queremos que muestre al abrir la ventana.
  • Ver sólo siguiente revisión: si está marcado, cuando se recarga la rejilla con el filtrado se excluyen aquellas revisiones que no tienen fecha de siguiente revisión establecida.

MENÚ CLIC DERECHO

Existe además un menú emergente, que sale al hacer clic derecho del ratón sobre las líneas.

Este menú consta de las siguientes opciones:

• Ver máquina: nos muestra la ficha de la máquina de la línea que tengamos seleccionada.
• Ver grupo de Revisiones tipo: nos muestra el grupo de revisiones que tiene asignado la máquina de la línea que tengamos seleccionada.
• Ver revisión tipo: nos muestra el tipo de revisión de la máquina de la línea que tengamos seleccionada.
• Ver partes (Ver Partes Abiertos + Revisión, Ver Partes Abiertos, Ver Partes Cerrados): en caso de haber generado la revisión de la máquina, nos muestra los partes que se han generado para la máquina de la línea que tengamos seleccionada y que se encuentren en el estado que indica la opción de menú que hemos seleccionado (abiertos o cerrados).
• Generar Revisión línea: genera el parte de revisión de la máquina de la línea que tengamos seleccionada.

GENERACIÓN DE PARTES

La función principal de esta pantalla, además de ofrecernos la información sobre el estado de las revisiones de las máquinas, es la generación de partes de revisión.

Para generar el parte de revisión podemos proceder de dos formas:

1. Seleccionando la línea con botón derecho y eligiendo la opción de menú Revisiones – Generar Parte Revisión de la Línea.
2. Marcando la(s) línea(s) necesarias (activando el check que se encuentra a la izquierda de cada línea), y pulsando sobre el botón Generar Partes.

La generación de un parte de revisión crea un parte de taller, con los datos del tipo de revisión que hayamos indicado. Es decir nos generará un parte para la máquina que hayamos indicado, utilizando (si procede) materiales y mano de obra, según las acciones de la revisión en cuestión.

La manera de indicarle al programa que una máquina ya ha pasado una revisión es hacerle un parte de revisión y cerrarlo (Menú Parte – Cerrar). En el momento de cerrar un parte de revisión, el programa asigna como fecha de la última revisión la “Fecha Salida” del parte y calcula la fecha de la siguiente revisión partiendo de esa fecha, suponiendo que la máquina va a estar siempre alquilada. Además, se debe indicar el valor del horómetro en la pestaña Revisiones para que éste quede actualizado. Ese valor pasará a ser el contador de la última revisión.

Es importante saber que si cerramos un parte de revisión y la máquina tiene el contador a 0, entonces el programa desactivará en la ficha de la máquina el check "Cont Actualiza", a no ser que esté activado el check "Cont Automático".

En la ficha de la máquina podemos consultar los valores del contador actual y del contador de la última revisión. El contador actual siempre será igual o mayor al contador de la última revisión.

El contador de una máquina sólo se tiene en cuenta cuando la máquina no tiene contratos abiertos, pero las horas de trabajo se calculan según el periodo de las líneas cerradas de contratos donde está incluida la máquina.

La columna “%” del formulario de revisiones indica la proporción de horas trabajadas desde la última revisión sobre el intervalo de trabajo definido para la máquina (es decir, lo que lleva trabajado la máquina antes de pasar la siguiente revisión). Un porcentaje del 100% o superior significa que a la máquina ya le toca pasar la siguiente revisión.

INFORMACIÓN IMPORTANTE

• Al devolver la máquina e incrementarse el contador actual (ya sea por introducción manual o automáticamente), el programa calcula la diferencia entre el contador actual (ya incrementado) y el contador de la última revisión. Si esta diferencia es superior o igual al intervalo de horas definido para la revisión asignada a la máquina (en caso de que la revisión sea de tipo intervalo de trabajo) y la fecha de hoy es igual o mayor a la fecha de la siguiente revisión, entonces la máquina quedará marcada como pendiente de pasar la revisión y aparecerá en color rojo en el formulario de revisiones preventivas.
• Si la máquina tiene asignada más de una revisión, esta operación se realizará para cada una de las revisiones de la máquina. En este caso aparecerán marcados en rojo todos aquellos registros de la máquina correspondientes a revisiones cuyo intervalo de trabajo se haya sobrepasado según lo indicado por el contador actual y la fecha de la siguiente revisión.
• Las revisiones que ha sufrido una máquina se almacenan en la tabla Articulos_Revisiones, y Articulos_Revisiones_Partes.