ERP - Importación de ficheros maestros en Excel

AHORA ERP cuenta con una herramienta muy sencilla de utilizar para realizar la importación de datos maestros a la base de datos. 

En el siguiente vídeo puedes aprender rápidamente a utilizar el asistente de importación. 

Esta herramienta, se encuentra dentro del asistente de configuración en la sección Importación. 

 El origen de los datos son unas plantillas Excel que son facilitadas durante la instalación de AHORA Express en el directorio “Importación” de la estructura de documentos desplegada. Es importante tener en cuenta que las plantillas correspondan a la versión de la base de datos.

NOTA:

Para evitar que la importación de error a causa de los formatos de la columnas de los ficheros MS Excel, será necesario realizar una revisión del formato de cada columna en los ficheros cumplimentados, esto es debido a que la herramienta MS Excel al copiar y pegar datos, puede modificar la columna formateada sin previo aviso al usuario. Para evitar esto, también se puede utilizar la opción 'Pegar valores' , así nos aseguramos de que mantiene el tipo de dato necesario para la importación.

Al pulsar sobre la opción importación, se abre el siguiente asistente. 

Las columnas que presenta el asistente son las siguientes:

• Objeto: icono del objeto.
• Descripción: Nombre o descripción del objeto.
• Tabla: Tabla de base de datos donde se va a grabar la información.
• Importar: los objetos con esta casilla seleccionada serán los que se importarán al ERP.
• E. fichero:  indica si el fichero tiene datos
• Importado: Indica si el fichero ya ha sido importado previamente. En caso de que el fichero ya haya sido importado, no dejará volver a importarlo. Si necesitas volver a importar un objeto importado previamente, consulta con un técnico. 

NOTA: En el caso de que aparezca vacío el asistente, revisar el parámetro: PATHIMPORTACION apunte a una carpeta compartida donde estén los libros de Excel indicados arriba, así como que tengamos permisos de Lectura y Escritura. (añadir un nuevo documento de texto para verificar).

Una vez se ha realizado la verificación de los ficheros a importar, nos dirigimos a la botonera inferior, donde se puede pulsar sobre:

Importar excel: para iniciar el proceso.

Refrescar: refresca el asistente, en caso de haber añadido un fichero con datos se debe refrescar para que este sea detectado.

Ver directorio: Abre el directorio donde se encuentran los ficheros el cual coincide con el PATHIMPORTACION.

Marcar todo: marca todos los ficheros para ser importados.

Desmarcar todo: desmarca todos los ficheros que estén seleccionados.

Cancelar: cancela la operación y cierra el asistente.

Desde la versión de AHORA ERP 5.0.0.12 hemos añadido a los libros de MS Excel las siguientes mejoras

• Comentarios en todas las columnas, indicando brevemente a qué hace referencia el campo y si es o no opcional
  
• Validación de datos en todas las columnas, consiguiendo así localizar a simple vista aquellos datos que no cumplen las reglas de validación establecidas. Para utilizar esta opción, basta con seleccionar la opción 'Rodear con un círculo datos no válidos'. Aunque esta opción resulta de gran ayuda a la hora de localizar registros potencialmente erróneos, no hay que olvidar que omitirá las celdas vacías, por lo que es tarea del usuario comprobar que las columnas marcadas como 'obligatorias' tienen datos en todas las filas a insertar. Esta opción se encuentra en la pestaña Datos.
  

Por otra parte, también en la versión AHORA ERP 5.0.0.12, hemos añadido información a los registros que no se pueden importar, de forma que sea más ágil localizar el registro incorrecto en el libro de MS Excel.