Presupuesto contable

Un presupuesto contable es una previsión de resultados y refleja el plan operativo de una empresa para un periodo de tiempo determinado, normalmente un año. Por tanto, es el cálculo aproximado de los ingresos y gastos que se producirán por una actividad económica concreta.

Una contabilidad presupuestaria permite proyectar los resultados de una organización a un periodo de tiempo definido, y su explicación a través de las estimaciones de las diferentes partidas de gastos e ingresos. 

En AHORA ERP disponemos del objeto 'Presupuestos' para realizar contabilidad presupuestaria. Para acceder al objeto, se debe habilitar la colección  'Presupuestos'  desde el Admon. 

Crear un presupuesto contable

Para crear un nuevo presupuesto, eodremos hacerlo desde distintos puntos en la aplicación: 

1. Alta directa: Desde el botón nuevo, previa activación en ADMON.

2. Formulario de 'Presupuestos'. Botonera inferior de opciones, botón 'Nuevo'.

3. Búsqueda de colección: También lo podemos crear como un objeto con nueva búsqueda sobre Presupuestos, botón derecho -> Nuevo.

4. Botón + botonera de acciones colección: Desde el botón + de la botonera de acciones de la colección.

Se pueden generar tantos presupuestos que sean necesarios, por diferentes enfoques que se quiera establecer. Se trata de un objeto que siempre se va relacionar con un ejercicio contable.

Al crear un nuevo presupuesto, el formulario se muestra de siguiente forma. Podemos distinguirlo en 3 zonas:

1. Zona de menú superior --> permite habilitar opciones

2. Zona superior de creación y configuración --> permite establecer configuración esencial

3. Zona central de datos --> manejo de datos

• Al crear un nuevo presupuesto, como primer dato se deberá establecer una descripción del presupuesto. 
• El segundo dato, es el ejercicio contable del presupuesto. En caso de tener varias empresas y el usuario tiene acceso a las mismas, aparecerán todos los ejercicios contables disponibles, a los que se puede asignar el presupuesto. 
• Al seleccionar el ejercicio, se carga el nombre de la empresa y el estado del presupuesto.
• El siguiente paso es establecer a que nivel/profundidad de dígitos de cuenta se va realizar el presupuesto. A 2/3/4 dígitos o a nivel de subcuenta. Esta asignación depende a qué nivel de detalle se quiere trabajar. 
• Por último si la carga de datos se va realizar por centros de coste, siempre y cuando, estén activados los centros de coste.
• Una vez, informados los datos, marcaremos la opción de 'Guardar' en el pie del formulario para que se carguen los datos predefinidos.
• Al cargar los datos, se carga el árbol de cuentas con la visualización de los mismos a los dígitos que se han establecido en la zona superior de configuración. Para seguir con la configuración, accederemos a la pestaña de 'Configuración' del formulario

En la pestaña de 'Configuración' se marcan los grupos de las cuentas que se van a contabilizar y se 'Guardan' los cambios para mostrar la información deseada. Habitualmente, suelen ser las cuentas del grupo de gastos e ingresos, es decir, 6 y 7. De esta forma se van a presupuestar cuentas/subcuentas del grupo 6 y 7 y obtener la evolución de cada una de ellas.

Las cuentas/subcuentas del grupo que se ha marcado, se van a visualizar en el arbol del presupuesto serán aquellas que estén creadas en el ejercicio seleccionado en el presupuesto.

Las opciones del menú superior son muy interesantes ya que nos permiten mostrar la información adaptada a la forma de trabajar de cada empresa.

Botón 'Ver', es quizás el botón más interesante de la pantalla. Permite cargar/mostrar la información que necesitamos que aparezca en la pantalla.

El paso siguiente es ir definiendo los valores, es decir, presupuestar. Existen 4 formas de realizarlo.

Opciones: 

1.  Recalcular Totales 

2. Recalcular Meses 

3. Copiar Presupuesto 

4. Copiar Saldos Ejercicio

1. 'Recalcular Totales': cuando asignamos el presupuesto de cada cuenta en cada mes de forma manual para obtener el presupuesto total, así como sus desviaciones. Esta definición presupuestaria requiere una gestión manual y para obtener los totales a los presupuestos mensuales asignados, se seleccionará la opción 'Recalcular Totales':

2. La opción 'Recalcular Meses' es contraría a la copión 'Recalcular Totales'. Recalcular meses se utiliza, cuando se ha indicado manualmente el presupuesto total de la cuenta, y a partir del 'Total' se va recalcular el presupuesto mensual de la cuenta entre los 12 meses.

Existen casos que por la actividad económica de la empresa, que fluctúa en función de los meses, la dedicación del total de la cuenta en cada mes varía. Este reparto mensual en base al % asignado en cada uno de los meses y con un 'Total' definido es posible establecerlo a través de la pestaña 'Configuración' que se muestra al seleccionar 'Ver' - 'Ver propiedades' y realizando 'Recalcular Meses'.

NOTA: el sumatorio del % de todos los meses debe ser igual al 100 % del total presupuestado de la cuenta.

3. 'Copiar Presupuesto' se utiliza para hacer un presupuesto que se podría basar en un presupuesto ya existente, incluso incrementándolo en un porcentaje %. Si es el primer presupuesto, toda gestión se tiene que hacer de forma manual, pero los siguientes se pueden elaborar en base a los existentes ya:

4. La opción 'Copiar Saldos Ejercicio' que se muestra, permite presupuestar en base a los saldos de las cuentas de un ejercicio contable, ya que la opción nos trae los saldos de las cuentas para ir asignando el presupuesto de cada una de ellas. Un ejemplo podría ser el saldo de las compras de 2022, y de esta forma, obtendremos el dato 'Saldo' de 2022 de cada cuenta para realizar el presupuesto de la cuenta para 2023 más el incremento de 10% repartido de forma mensual para así detectar desviaciones y actuar.

La botonera inferior permite:

• 'Guardar' los cambios
• Crear 'Nuevo' presupuesto.
• 'Eliminar' el presupuesto
• 'Imprimir' / visualizar
• 'Asociados, si existe gestión documental el presupuesto.
• 'Actualizar': Al actualizar el presupuesto, se calcular el presupuesto, ver los valores de la contabilidad y comprarlos contra el presupuesto. Se cargan las cuentas de los grupos seleccionados, y si existe saldo en ellas, se cargan en el presupuesto. Se aplica la opción tanto cuando creamos el presupuesto como para actualizar los valores porque se han ido actualizado facturas.

Ejemplo:

Si nos fijamos en el ejemplo de las compras: 6000, en la columna 'Enero' se ha presupuestado 0,00 euros, se han gastado 2.985,00 euros 'Saldo', es decir lo que se ha contabilizado y por tanto la 'Desviación es de 2.985,00 euros.  Acumulado es el sumatorio de los 'Saldos' y de ahí que también podemos visualizar el dato de porcentaje de desviación '% Desv.'.

Tambien existe la posibilidad de acceder a la asignación y desviación presupuestaria de la cuenta, desde el formulario de cuentas, seleccionando la cuenta sobre la cual se desea realizar la consulta: