FACTURA ELECTRÓNICA 

¿Qué es?

La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales. Garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Se puede representar en dos formatos (PDF y XML), y en ambos casos es necesaria la certificación de la propia factura para asegurar su autenticidad e integridad. Este proceso resulta en la firma digital de la factura con un certificado, que consiste en una marca única de expedición, garantizada por una entidad certificadora como podría ser Hacienda o una Consejería.

¿Qué permite hacer la herramienta?

La presente herramienta permite reunir de forma sencilla aquellas facturas recientemente actualizadas, pero todavía no convertidas a un formato de eFactura. También permite realizar dichos procesos de conversión y envío, obedeciendo las preferencias establecidas para el cliente de la factura. Finalmente, es posible programar el envío automático de factura, según una frecuencia definida por el usuario, así como de otros objetos, configurados previamente.

REQUISITOS Y PREPARACIÓN

Presentar facturas en FACe

Si deseamos enviar eFacturas a través del portal web de FACe, no es necesario darnos de alta. Únicamente es necesario disponer de un certificado electrónico para la presentación de la factura en el sistema.

Para ello, debe acceder al apartado Remitir factura del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Si no sabe cómo instalar su certificado electrónico, consulte el Manual Técnico de eFactura o con su administrador de sistemas.

Otros requisitos

La funcionalidad requiere que la gestión documental del ERP esté configurada y en funcionamiento, ya que todos los documentos generados (PDF o XML) se adjuntarán también a la factura originaria. En caso de que no esté configurada, se tendrá que activar y configurar.

Por otro lado, y dado que el envío de las facturas en PDF suele ser por correo electrónico, será necesario que el cliente disponga de un gestor de correo y posibilidad de envío de mails mediante el protocolo SMTP.

Además, siempre que se quiera realizar envíos con copia a directorio, es necesario indicarle al ERP la ruta donde están almacenados los informes de la aplicación y otra serie de parámetros.

Antes de poder usar la eFactura es necesario crear un nuevo tipo de documento.

Después de esto, hace falta configurar los objetos que se van a enviar. Para facilitar esta tarea, se ha creado una opción en el Admon, por lo que debe ser administrador del ERP para poder rellenar dichos datos. Consulte el Manual Técnico de eFactura o con su administrador de sistemas para ello.

Finalmente, para poder utilizar el servicio de envío automático, es necesario instalar el servicio Ahora Impresión.

Si no sabe cómo realizar estos pasos, consulte el Manual Técnico de eFactura o con su administrador del ERP.

ENTORNO FUNCIONAL

Ficha de cliente

Recomendamos usar para presentar factura en FACE, el método Normal Redondeado, tanto en clientes como en plantas. Sobre todo cuando trabajamos con más de dos decimales en los precios. Este valor se cambia en la pestaña datos en la parte inferior del formulario. 

Si ya tuviéramos la factura creada con otro método de precio hay que recalcular la factura modificando el importe de todas sus líneas. 

Para dar soporte al sistema de factura electrónica, se han añadido tres campos a la ficha de datos de un cliente. Con éstos, indicaremos si al cliente en cuestión se le enviará o no la factura en formato electrónico, y cómo se hará.  Dichos datos se encuentran en la ficha de Contactos, en la sección de E-Factura.

Si no ve estos campos, consulte con su administrador del ERP.

Veamos cada uno de estos campos, y las opciones disponibles:

• Campo “Tipo eFactura”: Permite seleccionar el formato deseado que tendrán las facturas electrónicas resultantes de las facturas de este cliente. Podrán generarse como PDF,  XML firmado o XML sin firmar. Según su valor, se dispondrá de unas opciones u otras en el campo “Envío”, que se describen a continuación
• Campo “Tipo envío eFactura”: Determina las acciones a tomar con las facturas electrónicas generadas, según el formato que tengan. En todos los casos, la factura electrónica es añadida a la gestión documental. Veamos las diferentes posibilidades.
  • Si la factura se genera en formato PDF: En este caso, se enviará automáticamente al correo electrónico definido en el campo “Email” del contacto de facturación (o, en caso de no estar éste definido, al email del cliente).
    Adicionalmente, en la gestión documental de la factura se guardará el PDF certificado como versión 1.1, así como el correo enviado, como versión 1.0. El PDF generado seguirá un formato de impresión según la empresa a la que pertenece la factura, y podrá ir firmado o no.
    • PDF con firma: El PDF de la factura se firmará digitalmente con un certificado ubicado en el ordenador del usuario (configurable con la herramienta de factura electrónica). A continuación, se enviará al contacto de la factura (o al del cliente, en caso no estar definido el primero).
    • PDF sin firma: El PDF se enviará al contacto de la factura (o al cliente) sin firmarse digitalmente. 
      
  • Si la factura se genera en formato XML firmado: Siempre se firmará con un certificado ubicado en el ordenador del usuario (configurable con la herramienta de factura electrónica), lo que resultará en una factura firmada en formato .XSIG. El resto de acciones efectuadas dependerán de la opción escogida:
    • eFactura sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental.
    • eFactura con copia a directorio: La factura electrónica firmada (formato .xsig) se copia en el directorio previamente definido mediante el parámetro DIRECTORIO_EFACTURA. De esta forma, el usuario podrá acudir a él para disponer fácilmente de las facturas para su consulta, envío o subida manual (por ejemplo, para efectuar la subida manual a FACe).
    • eFactura FACe sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental.
    • eFactura FACe con copia a directorio: La factura electrónica firmada se añadirá a la gestión documental y se copiará en el directorio especificado en la configuración (DIRECTORIO_EFACTURA).
      
  • Si la factura se genera en formato XML sin firmar: Se generará un documento con extensión XML. El resto de acciones efectuadas dependerán de la opción escogida:
    • XML sin envío: La factura electrónica firmada se añadirá únicamente a la gestión documental
    • XML copia a directorio: La factura electrónica sin firmar (formato .xml) se copia en el directorio previamente definido mediante el parámetro DIRECTORIO_EFACTURA. De esta forma, el usuario podrá acudir a él para disponer fácilmente de las facturas para su posterior consulta o cualquier otro tratamiento.
      
• Informe eFactura: Aquí se seleccionará de la lista desplegable el informe que se va a utilizar para generar el archivo XML o XSIG. Si desea utilizar el informe estándar, debe seleccionar la opción ‘Factura Electrónica (facturae) v3.2.1 versión 4.1.800’ de la lista desplegable.
• Cualquier otra combinación se considera “(Sin definir)” y no realizará ningún tipo de envío. Ésta es la configuración por defecto al crear un cliente nuevo.

Pantalla de gestión de centros administrativos

Para acceder a esta pantalla, debe seleccionar la opción de Menú > Mantenimientos > Estudio Económico > Factura electrónica > Mantenimientos órganos FACe

Este apartado está destinado a rellenar los parámetros necesarios en el caso de que se desee enviar la factura al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe). Es decir, este formulario, permitirá al usuario ver, crear, modificar y/o borrar las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras.

Si únicamente desea enviar la factura por correo electrónico en formato PDF, no necesita configurar estos campos.

Todos los campos son obligatorios, y el código del país deberá ser ESP siempre que se traten de centros administrativos españoles. La información acerca de las unidades y sus códigos es accesible mediante el portal Administración Electrónica, así como, en el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en el directorio FACe.

Cuando se hayan rellenado los datos relativos a una oficina contable (y se hayan guardado mediante el salto a la siguiente línea) y se sitúe el cursor sobre una de ellas, se habilitará la pestaña para permitir la adición de los órganos gestores que cuelgan de dicha oficina. De forma similar, al seleccionar un órgano gestor, se permitirá la edición de las unidades tramitadoras que pertenecen a él.

Cabe destacar la importancia de rellenar un centro administrativo cuando, en la pestaña anterior, hemos seleccionado correctamente el centro superior al que pertenece.

Ficha de Contactos: 

Si vamos a usar XML Firmado con envío a FACE, En este formulario rellenaremos los centros administrativos correspondientes para que el contacto de facturación establecido en la factura tenga los valores que presentaremos al FACE: 

Ficha de factura

En la ficha de creación o modificación de una nueva factura encontrará una pestaña, llamada “E-Factura”. Este apartado está destinado a rellenar los parámetros necesarios en el caso de que se desee enviar la factura al Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

Si únicamente desea enviar la factura por correo electrónico en formato PDF, no necesita configurar estos campos.

Estos parámetros son la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora. La información acerca de las unidades y sus códigos es accesible mediante el portal Administración Electrónica, así como, en el caso del Punto General de Entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), en el directorio FACe.

Al actualizar la factura, el ERP insertará un registro que posteriormente será leído por el programa de gestión de facturas electrónicas. De este modo, las facturas pasarán a la lista de facturas pendientes de envío (siendo su modalidad de envío la modalidad de envío configurada en la ficha de su cliente) en el momento de su actualización.

Como se puede observar, hay un campo ‘Gestionada por eFactura’. Este campo se activará si la factura se ha enviado por eFactura. Si, antes de ser enviada por el módulo de eFactura, se cancelase dicho envío, esta casilla volverá a aparecer desactivada. Este campo es de solo lectura, por lo que no puede ser modificado por el usuario

Además, tenemos el menú E-Factura

• Enviar factura: si se desea reenviar una factura o enviar una factura a un cliente que no tiene definido el tipo en su ficha de cliente, bastará con hacer clic en el menú E-Factura y seleccionar el tipo de envío.
• Eliminar envío: si se desea eliminar un envío pendiente. Una vez el registro ha sido enviado, no se podrá eliminar el envío. Lo que realmente se hace es desmarcar un flag para que no se envíe. Este registro se puede ver en el formulario de envíos electrónicos de objetos (Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos. Al eliminar el registro físicamente lo que conseguimos es que vuelva a aparecer debido a que cumple todos los requisitos.
• Ver histórico de envíos: si se desea comprobar el envío de una factura, al pulsar aquí se mostrará un listado con todos los envíos realizados. Tenga en cuenta que aquí se mostrarán todos los envíos. Si desea realizar una búsqueda más acotada, utilice la opción Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos.

Pantalla de envíos electrónicos de objetos

Para abrir este formulario seleccione la opción Inicio > Menú > Administración > Envíos electrónicos de objetos.

En el primer nivel de pestañas, encontramos tantos objetos como tengamos configurados para enviar. En esta captura de pantalla, podemos observar que se trata de Facturas y de Proyectos.

Una vez seleccionado el objeto a enviar, en el segundo nivel de pestañas hay una pestaña que mostrará los objetos pendientes de enviar y otra que mostrará el histórico de objetos enviados

Tanto en la pestaña de Pendientes como en Histórico, podremos utilizar filtros para obtener una lista más concreta de los objetos.

Una funcionalidad importante de este formulario es la posibilidad de modificar el correo electrónico del destinatario. Para ello, basta con hacer dos veces click sobre el correo a modificar. Esta funcionalidad también se ha añadido en el módulo de envíos.

Pestaña Pendientes

Aquí obtendremos una lista con todos los objetos pendientes de enviar, clasificados, previamente, por objeto.

En la grid superior, podemos observar una casilla de selección con el nombre ‘Enviar’. Este campo indica si se enviará o no a través del módulo de envíos electrónicos. Bastará con marcar o desmarcar dicha casilla para que el objeto seleccionado se envíe o deje de enviarse mediante el módulo de envíos electrónicos.

En la grid inferior, obtendremos una lista con los errores, si los hubiese, a la hora de enviar dicho objeto mediante el módulo de envíos electrónicos.

Pestaña Histórico

En esta pestaña obtenemos un listado de todos los objetos enviados. Es importante tener en cuenta que este histórico mostrará los envíos desde que se puso esta versión, ya que hay cambios sustanciales en la base de datos que evitan que se muestren los envíos anteriores.

Mediante la grid de históricos podemos reenviar el envío de objetos. Para ello, marcaremos la casilla de selección ‘Reenviar’ y, una vez marcados todos los objetos que se quieran enviar, se seleccionará la opción del menú contextual ‘Reenviar marcados’

Módulo de gestión de facturas electrónicas

En esta sección se explicarán las funciones y opciones de la interfaz de usuario de la herramienta de gestión de factura electrónica. Esta herramienta muestra un listado de facturas pendientes de ser enviadas (y por tanto, convertidas al formato correspondiente y, si corresponde, firmadas). También permite realizar las operaciones seleccionadas en la ficha del cliente correspondiente (como visto en la sección Ficha de cliente de este manual), así como configurar los parámetros de estos procesos (como son el envío de emails o los certificados que se utilizan para firmar las facturas).

Abrir el programa

Para abrir el módulo de eFactura, lo más cómodo es tener un acceso directo en el Escritorio..

En caso de no tener dicho acceso directo, puede crearlo usted mismo siguiendo los siguientes pasos

• Abra el navegador de Windows (Equipo o Mi PC).
• Acceda a la carpeta donde tenga instalado el módulo de efactura (ej. C:\Program Files (x86)\AHORA Freeware ERP.- )
• Localice el archivo eFactura.exe.
• Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo de efactura.exe
• Del menú obtenido seleccione:  Enviar a > Escritorio (crear acceso directo)
• Compruebe que tiene un nuevo acceso directo en el escritorio similar a la captura anterior.

Pantalla Principal

A continuación se muestra la pantalla principal del sistema de gestión de envíos electrónicos. En ella se puede ver un listado de los objetos pendientes de enviar y, para cada una de ellos, información acerca de las incidencias observadas, si es que las hay.

Para cada objeto podemos observar su iddoc, descripción, email del destinatario y el tipo de envío que se ha escogido para dicho objeto

Una funcionalidad importante de este formulario es la posibilidad de modificar el correo electrónico del destinatario. Para ello, basta con hacer dos veces click sobre el correo a modificar. Esta funcionalidad también se ha añadido en el formulario del ERP Pantalla de envíos electrónicos de objetos

En el menú “eFactura”, ubicado en la zona superior de la ventana, es posible acceder a la configuración de la herramienta.

En la parte inferior, encontramos 2 botones:

• Refrescar: actualiza la lista de facturas.
• Enviar: lanzará las acciones adecuadas sobre los objetos
• Adicionalmente, si se ha instalado el servicio de esta herramienta, aparecerá, en la sección inferior de esta ventana, información relativa a su estado, junto a opciones para iniciarlo o detenerlo. Con el servicio iniciado, el sistema ejecutará periódicamente las mismas acciones que se efectuarían al pulsar el botón “Enviar” de esta ventana, según el contenido de la opción “Frecuencia Timer (ms)”.
  • Iniciar servicio: Iniciará el servicio de envío automático de emails. Si desea utilizar este botón, deberá ejecutar la aplicación como administrador.
  • Detener servicio: Detendrá el servicio de envío automático de emails. Si desea utilizar este botón, deberá ejecutar la aplicación como administrador
• 

Pantalla de configuración

Pestaña “Configuración”

A continuación, se muestra una captura de la pestaña de “Configuración” de la herramienta. La correcta configuración de estos campos garantizará el buen funcionamiento de la herramienta:

Las opciones englobadas en el grupo Conexión ERP indican los datos de conexión necesarios para que la herramienta se conecte a una base de datos que, por lo general, será la misma sobre la que funciona el ERP. Si se cambia la conexión, hará falta reiniciar esta herramienta para que los cambios tengan efecto.

Por su parte, en el grupo Configuración únicamente podremos indicar la frecuencia de envío, mediante el campo Frecuencia Timer (ms), que especifica cada cuántos milisegundos se realizarán los paquetes de envíos. Configurar este valor permitirá que el envío de múltiples facturas en un corto periodo de tiempo no sea considerado spam por el sistema de recepción.

Pestaña “Firma Empresas”

En la siguiente pestaña, “Firma Empresas”, podemos observar la pantalla incluida a continuación. En ésta, aparece un listado de las empresas del sistema. Cuando seleccionamos el botón “Editar” de una de las empresas, aparece una nueva ventana, “Selección Firma”.

En la ventana Selección Firma se permite escoger el certificado electrónico que se utilizará para firmar las facturas correspondientes a la empresa que estamos editando. De esta forma, el certificado con el que se firma una factura se seleccionará automáticamente, lo que evitará solicitar de nuevo el certificado cada vez que se desee firmar una factura.

PROCESO DE ENVÍO

1. Ir a la configuración de la herramienta de gestión de eFacturas y comprobar que la configuración sea la correcta, incluyendo los certificados asignados a cada empresa. En caso contrario, corregirla y guardarla.
2. Reiniciar la herramienta en caso de haber cambiado la conexión a la base de datos.
3. En el ERP, abrir la ficha del cliente de la factura que deseamos gestionar y configurar o comprobar sus preferencias de envío, como se ha visto en la explicación de la ficha del cliente de este manual.
4. En el caso de haber elaborado una factura para FACe, rellenar los campos relativos a los centros administrativos en la pestaña adecuada de la factura.
5. Actualizar la factura. Esto la añade como pendiente de envío, por lo que aparecerá en la herramienta de gestión de facturas electrónicas.
   1. Si se quiere reenviar una factura, se hará desde la propia factura, desde el menú E-Factura > Enviar Factura.
6. Acudir a la herramienta de gestión de facturas electrónicas o, si estaba abierta anteriormente, presionar “Refrescar”. Comprobar la lista de facturas pendientes de envío y sus modalidades de envío.
   1. Si todo está correcto, presionar “Enviar”.
   2. En caso de estar utilizando el servicio, la factura será enviada automáticamente.
7. Una vez se ha enviado el documento, desaparecerá de la lista. Si, por el contrario, no ha podido ser enviado, la tabla de errores mostrará información acerca del error sucedido.
8. En cualquier caso, la información de los objetos enviados y pendientes se puede encontrar en el apartado de pantalla de envíos electrónicos de objetos de este manual.

Envío de una factura a FACe

Si deseamos enviar facturas electrónicas mediante el portal web de FACe, debemos haber seguido previamente los pasos explicados en el apartado Darse de alta como proveedor de FACe de este manual.

Una vez hayamos enviado como “Copia a directorio” la factura deseada, acudiremos nuevamente al portal web de FACe, y seleccionamos el botón “Enviar Factura”. Esto nos llevará a la siguiente pantalla.

En esta pantalla, introducimos nuestro correo electrónico, al que se enviarán las notificaciones acerca del estado de la factura.

Seleccionamos la factura que deseamos subir (en formato .xsig, correspondiente al de una factura electrónica firmada digitalmente) y, si corresponde, los anexos.

Tras rellenar correctamente el código de seguridad, presionaremos “Validar”. Si los datos de la factura (así como su firma) son correctos, nos mostrará una pantalla de validación. Tras confirmar los datos, la factura se habrá subido a FACe, y se podrá consultar mediante el portal. Durante este proceso, es posible que se solicite un certificado digital, en cuyo caso, se seleccionará el certificado que se utilizó para darse de alta como proveedor en FACe.

Funcionalidad extendida

Envío de otros objetos

El módulo de eFactura se puede utilizar para el envío de otros objetos. Para ello hay que hacer uso de la herramienta ADMON. Esta función se detalla en el manual técnico. Si no sabe cómo utilizar esta herramienta o no tiene acceso a ella, contacte con el administrador del ERP.

Una vez esté configurado el envío, podrá enviarlos con el módulo efactura. Además, podrá ver aquellos envíos pendientes y el histórico en la pantalla de envíos electrónicos de objetos.

F.A.Q.

Error: Missing parameter values

Asegúrese de que en su informe de Crystal Reports no hay rutas relativas

Error: This field name is not known…Error in formula

Asegúrese de que los campos que ha configurado en el campo whereList de la tabla Envios_Mail_Pendientes son correctos.

Error: Error al recuperar un generador de clases COM para el componente con CLSID {…} debido al siguiente error: 80040154

Asegúrese de que tiene la versión de Crystal Reports 11 Release 1 SP6. Debe instalar el archivo correspondiente al módulo de Crystal Reports 11R2_SP6_3.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

Error: Error de tipos de efecto (factura xx) – Uno de los tipos de efecto seleccionados no tiene correspondencia con los tipos de efecto de eFactura.

Este error se produce por utilizar formas de pago personalizadas con tipos de efectos nuevos sin conformar.

Estos tipos de efectos deberán estar conformados con los que actualmente tenemos en el ERP, para ello en la tabla  Efectos_Tipos_Facturae se ha añadido el campo IdTipo y así poder enlazar los efectos de la factura electrónica con las formas de pago del ERP, indicadas en la tabla Formas_pago.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

Error: Directorio no válido. Detalles: error

Asegúrese de que la descripción de las series de las facturas, así como las rutas de configuración del ERP, no contienen saltos de línea ni otros caracteres especiales.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

Error: Error generando XML. IdFactura xxx. pGenerar_Documento_Mail: Advertencia: valor NULL eliminado por el agregado u otra operación SET. Carácter no válido en la línea…

Asegúrese de que no tiene ningún carácter extraño en la línea de pedido. Si es así, añádalo a la tabla CEESI_Informes_XML_Sustitutos.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

Error general, el registro no se ha podido actualizar. ERROR EN INSERCIÓN. NO SE HA PODIDO INSERTAR

Este error se suele producir porque no encuentra registros en la tabla objetos_envios_electronicos relacionados con el objeto que se está enviando.

Para solucionar este error debe insertar tantos registros como objetos vaya a enviar.

Contacte con su administrador de sistemas si no sabe cómo solucionar este error.

No veo el menú eFactura en la pantalla de facturas deudor

Si no ve el menú eFactura en la pantalla de facturas deudor es debido a que tenía la eFactura configurada antes de actualizar a esta nueva versión.

Para solucionar este problema, debe desactivar el parámetro ‘HABILITAR_EFACTURA’ y volver a activarlo. Si no sabe cómo solucionar este error, contacte con su administrador del ERP