ERP - Conciliación bancaria

Introducción

El proceso de punteo de los extractos bancarios para conciliar con nuestra contabilidad es un trabajo tedioso, con este nuevo módulo el proceso se convierte en rápido y ágil.

La conciliación bancaria consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.

Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información. Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.

Lo que se hace es confrontar automáticamente el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, punteando ambos registros cuando coinciden. El objetivo es identificar las partidas no punteadas, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determinará qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones) y se hará la conciliación de forma manual.

Conciliación bancaria

El módulo de Conciliación Bancaria permite la conciliación de los apuntes teniendo en cuenta la norma 43, podemos acceder desde el nodo 'Gestión -> Contable -> Conciliación Bancaria'.

La pantalla de la conciliación bancaria dispone de una serie de menús que son los siguientes:

Importar

Con este menú se abre la pantalla para importar el fichero, que cumpla la norma 43. Previamente se debe de solicitar dicha información a nuestra entidad bancaria. El banco con la sucursal y la cuenta debe de estar previamente dado de alta como domiciliación de empresa. Revisar las FAQ, al final de este articulo.

Una vez que se dispone del fichero que nos proporciona la entidad bancaria, lo guardaremos en una ubicación conocida y procederemos a importarlo desde la ventana anterior, asignando un nombre (descripción) a esta conciliación. Lo más práctico será indicar la entidad bancaria, junto con la terminación de la cuenta y el intervalo de fechas que se está conciliando. 

IMPORTANTE: Antes de pulsar el botón importar hay que definir o preestablecer las rutas de importación y de backup, pulsando sobre los links. Revisar las FAQ más abajo si existen dudas. Estos valores se quedarán guardados en la tabla importaciones.

NOTA: El fichero tiene que corresponder a una domiciliación de la empresa existente en el ERP.

Cargar

Se puede visualizar todas las conciliaciones que se han realizado entre un rango de fechas y empezar a trabajar con la que se desee.

Se cargarán los datos del banco en cuestión y los apuntes contables que se tengan introducidos en la contabilidad en el rango de fechas introducido.

Como vemos en la imagen superior, en este caso solo hay dos registros coincidentes entre el fichero proporcionado por el banco y la contabilidad registrada.

Conciliación

Dentro de la opción de menú “Conciliación” se encuentran tres opciones de menú que posibilitan la funcionalidad de la conciliación definiendo las relaciones para la conciliación automática.

Definición de conciliación automática

Aquí se definen los campos por los cuales se desee que la aplicación compare los apuntes y las cuentas que utilizaremos en el caso de que se detecten descuadres positivos o negativos.

Se pueden utilizar los siguientes campos:

• Importe Debe
• Importe Haber
• Fecha
• Fecha Documento
• Concepto

Una vez se defina la forma en que se desea realizar la conciliación bancaria se deberá grabarla para no tener que definirla cada vez. Lo habitual será relacionar el importe del Debe del banco con el Importe del Haber del diario y a la inversa.

Se puede también forzar que casen los asiento si la fecha coincide para un mayor rigor de la casación, y poder realizar ajustes manuales en las fechas del diario en el caso en que se detecte algún error.

Conciliación automática

Desde esta opción de menú se ejecuta el proceso de casación propiamente dicha.

Para que este se realice se debe que tener cargada una casación determinada, sino mostrará el siguiente mensaje.

Una vez realizada la conciliación, quedarán en pantalla los apuntes del banco y de la contabilidad que no tienen correlación, o no han sido casados.

Una vez que se ha ejecutado la conciliación automática, se puede seguir conciliando los apuntes que por cualquier motivo no se han casado de forma automática.

Para la realización manual de la casación no hay más que seleccionar los registros informados por el banco y el o los correspondientes registros del diario.

Una vez seleccionados no hay más que pulsar el botón “Casar” para que se guarde la relación entre los registros. Los registros que se han casado manualmente desaparecen de las pantallas, al igual que los casados automáticamente.

En la casación manual se puede relacionar un asiento con varios, es decir, un asiento del banco con varios del diario, o un asiento del diario con varios de los proporcionados por el banco, pero no se puede realizar una casación de varios registros con varios registros.

Al casar los registros se quedan punteados en el extracto de la cuenta correspondiente.

Los registros indicados por el banco se pueden eliminar para que no se tengan en cuenta en la conciliación, por ejemplo, no interesa casar los apuntes que el banco hace como abonos o correcciones.

Para ello basta con seleccionar el registro y eliminarlo mediante el uso del botón secundario del ratón.

Ver conciliación

En esta pantalla muestra el resultado de las conciliaciones automáticas realizadas.

Se puede ir analizando línea por línea el apunte del banco con que apunte del diario lo ha casado, para poder así revisarlo ágilmente. 

Informe

El módulo de la Conciliación Bancaria adjunta un informe en el que se puede observar el resultado de la casación realizada.

En el informe se detallan por separado los registros casados, tanto de forma automática como manual, los registros proporcionados por el banco que no se han casado y los asientos del diario que no se les ha indicado relación con los apuntes del banco.

La estructura del informe es la siguiente: en primer lugar, se muestran los apuntes casados con la información proporcionada por el banco; a continuación, aparecen los asientos no punteados, los que no se han podido casar; finalmente, los apuntes no conciliados, los proporcionados por el banco que no tienen una relación con los del diario.

FAQ

El mensaje no se han definido correctamente las rutas de trabajo de los archivos aparece al no estar rellenos los valores de los campos (Path y PathBackup) de la tabla importaciones. 

Para rellenar estos valores tan solo hay que pulsar en  el vínculo o link con el nombre Ruta Importación y Ruta Backup correspondientemente. De esta forma una vez elegidos ya no aparecerá el mensaje y además guardará el fichero procesado en la rutas correspondientes.  La próxima vez que abramos el programa ya buscará al pulsar fichero a importar en la ruta definida en la etiqueta Ruta Importación

Importar TXT

El mensaje; Importar TXT Finalizó la importación desde los ficheros TXT.Nos indica que el formato del fichero es correcto y ha conseguido insertar registros en las tablas: ConciliacionBancaria_Temporal1, ConciliacionBancaria_Temporal2 y ConciliacionBancaria_Temporal3.

El mensaje siguiente lo da el procedimiento  PImportacionTXT_ERP, al no encontrar una domiciliación en la tabla empresas_domiciliaciones. Podemos revisar las tablas ConciliacionBancaria_Temporal1 para comparar los datos con los valores de esta tabla. También podemos abrir el fichero y buscar estos valores y ver si corresponden con nuestras domiciliaciones: 

• IdBanco en la posición: Línea 1 Columna: 3
• IdSucursal: Línea  1 Columna: 7
• Cuenta; Línea  1 Columna: 11

NOTA: También aparece este mensaje a pesar de que las domiciliaciones son correctas cuando no están bien definidas las rutas en la tabla importaciones. En caso de que aparezca este mensaje, probar con rutas  locales y fichero a importar tambíen en ruta local.

Cuando aparece el mensaje: conciliación importada correctamente indica que ya tenemos los registros en las tablas ConciliacionBancaria_Cabecera y ConciliacionBancaria_Detalles: