ERP - Restricción y bloqueo de cuentas contables

Para bloquear y restringir las cuentas dentro de Ahora ERP disponemos de varias opciones, que se pueden realizar desde gestión de asientos y también desde periodos fiscales.

En la pantalla de gestión de Asientos, menú: “Procesos Contab”, podemos definir dos tipos de bloqueos/restricciones:

Restricción y bloqueo de cuentas contables desde "Gestión de Asientos"

• Tipo 1: Cuentas Restringidas desde Gestión de Asientos

Una vez que nos hemos situado en la pantalla del formulario del “Gestión de Asientos”, accedemos a la barra de opciones superior “Procesos Contab.” y accedemos a la opción de “Cuentas Restringidas”.

Podremos definir qué cuentas quedan invisibles para qué empleado. Se puede definir la restricción a un grupo de cuentas: 4, 47, …poniendo simplemente el prefijo de la cuenta o directamente una subcuenta en concreto. Si un usuario tiene cuentas restringidas, no podrá ver aquellos asientos contables que contengan algún apunte contra la cuenta restringida o acceder al extracto contable de la misma.

Cuidado si restringimos cuentas de cierre de ejercicio (grupo 6, 7 y 129) y el usuario es el que hace el cierre del ejercicio. En cualquier momento podremos eliminar la restricción. El usuario podrá insertar facturas con la/as cuenta/as que tiene restringida/as, pero no podrá obtener información de la misma/as.

En la base de datos esta información se almacena en la tabla Conta_Apuntes_Restricciones.

• Tipo 2: Bloqueo de cuentas desde gestión de asientos

Una vez que nos hemos situado en la pantalla del formulario del “Gestión de Asientos”, accedemos a la barra de opciones superior “Procesos Contab.” y accedemos a la opción de “Bloqueo por Fecha”

Cuando se abre la pantalla de “Bloqueo por Fechas”, primero filtramos si tenemos algunos bloqueos ya establecidos y podemos configurar más bloqueos.

Los bloqueos por fecha se puedes definir por distintos grupos de cuenta, es decir, desde una subcuenta o bloqueando todo un grupo de cuentas, por ejemplo, todas las cuentas del grupo 4, y con este bloqueo no podremos hacer ningún registro con ninguna de las cuentas/subcuentas del grupo 4.

Otro de los puntos a señalar es que debemos indicar la fecha inicio y fin del bloqueo de la cuenta/subcuenta. Podemos hacer tantos bloqueos que necesitemos.

• Tipo 3: Gestión de cierres contables

En función de nuestra necesidad, podemos optar por cerrar el ejercicio contable, aunque no hemos hecho el cierre y apertura del mismo, de esta forma estamos controlado todo movimiento en un ejercicio predeterminado, pero con esta función ningún usuario podrá hacer ningún registro en el ejercicio que hemos cerrado.

Gestión de cierres contables

Luego podemos abrir el ejercicio de nuevo, hacer las gestiones necesarias, hacer el cierre y apertura o volver a dejarlo en estado cerrado.

Restricción y bloqueo de cuentas contables desde "Periodos Fiscales":

También existe la opción de bloqueo de cuentas por periodos fiscales:

• Nueva búsqueda – Objeto: Empresas – Ejercicios Contabilidad – 2019 Empresa XX – Periodos fiscales trimestrales - 2 - 1T - 1º Trimestre 2019 XX – Ver ventana nueva.
  

Para bloquear las cuentas en un periodo fiscal tenemos que insertar las cuentas/subcuentas que queremos bloquear y luego cerramos el periodo fiscal ya que el bloqueo funciona una vez cerrado el periodo fiscal de bloqueo.

NOTA: Si tenemos el bloqueo de cuentas por periodos fiscales que intervienen en el cierre del ejercicio no nos dejará hacer el cierre del ejercicio si el periodo fiscal (último trimestre y anual) asumen fecha cuando hacemos el cierre.

Bloqueos de cuenta desde el periodo fiscal

También podemos acceder a la misma pantalla si abrimos la ficha del ejercicio contable en el cual querremos configurar el bloqueo de cuentas:

NOTA: Si nos fijamos, nos informa de bloqueos de cuentas ya configurados desde el periodo fiscal

Abrir y cerrar periodo para hacer efectivo el bloqueo de cuentas

Si, por ejemplo, estamos ante una situación donde necesitamos seguir trabajando con modelos fiscales de un periodo fiscal determinado, pero queremos controlar registros en las cuentas de IVA disponemos de la funcionalidad de validación del modelo 303, pues una vez validado el modelo 303, aunque el periodo fiscal se encuentre en estado abierto no permitirá actualizar ninguna factura con IVA, porque tenemos el modelo 303 de este periodo fiscal en estado “Validado”.  Ante esta situación tan sólo podremos registrar facturas sin IVA.

• Si el bloqueo de cuenta es de tipo 1: es porque se ha generado en el propio formulario de bloqueo por fecha y se puede eliminar desde el mismo formulario con opción de eliminar.
• Si el bloqueo de cuenta es de tipo 2: es porque se ha generado desde un modelo fiscal y se activa cuando el modelo pasa al estado validado y podremos desactivar el bloqueo desvalidando el modelo o cambiando la fecha de validez de bloqueo desde el propio formulario de bloqueo por fechas. 
• Si el bloqueo de cuenta es de tipo 3: es porque se ha generado desde periodo fiscal y se activa cuando cerramos el periodo y podremos desactivar el bloqueo abriendo el periodo fiscal o cambiando la fecha de validez de bloqueo desde el propio formulario de bloqueo por fechas. 

Estas consultas por BBDD os podrán ayudar para revisar el tipo de bloqueo:

SELECT * FROM Conta_Apuntes_Bloqueos_Tipos

SELECT * FROM Conta_Apuntes_Bloqueo

SELECT * FROM Conta_Apuntes_Bloqueos_Objetos

SELECT * FROM AgTributaria_Modelos_Definiciones_Bloqueos