ERP - Contratos de Cuotas

Los Contratos de Cuotas facilitan la gestión y facturación de cuotas periódicas de servicios con una duración determinada.

TABLA DE CONTENIDOS

• CONFIGURACIÓN
• TIPOS DE FACTURACIÓN
• CREAR UN NUEVO CONTRATO DE CUOTAS
• FACTURACIÓN

CONFIGURACIÓN

Para poder activar los Contratos de Cuotas debemos tener activo el parámetro "ACTIVAR_CONTRATOS_CUOTAS", así como tener definida una o varias familias de cuotas para poder trabajar con los artículos que pertenezcan a las mismas:

Una vez hecho esto, podremos visualizar la colección de Contratos de Cuotas y empezar a trabajar con ellos. 

Por defecto, Ahora ERP va a trabajar a periodo vencido, por lo que solo se podrán facturar los contratos cuando la cuota haya finalizado. No obstante, existen dos parámetros para poder facturar de manera anticipada.

CONTRATOS_CUOTAS_FACTURAR_ANTICIPADAMENTE --> parámetro para poder facturar las cuotas de forma anticipada, es decir, antes de que haya concluido el periodo de facturación.

CONTRATOS_CUOTAS_FACTURAR_ANTICIPADAMENTE_OTROS --> parámetro para que, cuando se trabaja con el tipo de facturación 'Otros', si el mes siguiente está marcado, se factura también.

Con un ejemplo se verá claramente el significado de esta opción. Supongamos que creamos una cuota para un servicio que empieza el día 01/12/21, y tiene periodicidad anual, de modo que la primera cuota termina el 30/11/22:

• Si tenemos activada la facturación anticipada, podríamos facturar la primera cuota el mismo día 01/12/21, y la segunda a partir del 01/12/22.
• Si no tenemos activada la facturación anticipada, no podremos facturar la primera cuota hasta que esta se cumpla, es decir, a partir del 01/12/22, y la segunda hasta el 01/12/23.

Aquí también entra en juego la fecha de cálculo, que no es la misma que la fecha factura.

La fecha de cálculo es la fecha en la que se va a calcular la facturación a realizar. Por ejemplo, quiero facturar todas las cuotas del 2022 en Enero de 2022, entonces pondríamos fecha cálculo 31/12/22 mientras que en la fecha factura pondríamos Enero.

TIPOS DE FACTURACIÓN

En Ahora ERP contamos con distintos tipos de facturación:

.- Los tipos de facturación "Mensual", "Bimensual", "Trimestral", "Semestral" y "Anual" trabajan con periodos de facturación en función del tipo seleccionado.

.- La opción “Otros” permite indicar varios meses en los que facturar. Estas facturaciones se realizarán únicamente de esos meses. Es decir, si marcamos la opción "Otros" y seleccionamos que vamos a facturar Febrero y Septiembre, solo facturaremos los meses de Febrero y Septiembre, no el periodo comprendido entre un mes y otro.

CREAR UN NUEVO CONTRATO DE CUOTAS

Para crear un nuevo Contrato de Cuotas deberemos ir a la colección y darle a botón derecho --> nuevo.

En la cabecera podremos indicar a qué cliente le vamos a crear el contrato, la lista de precios que vamos a utilizar, etcétera.

Guardamos la cabecera y procedemos a crear las cuotas que se incluyen en el contrato.

Lo primero será asignar el artículo de cuota que necesitemos. Es importante recordar que solo podremos asignar artículos que pertenezcan a familias identificadas como familias de cuotas.

Una vez seleccionado el artículo de cuotas, tendremos que asignar los siguientes campos en la línea de la cuota:

• F.Ini: será la fecha de inicio de esta cuota. A partir de ella se contarán los días para saber si se puede o no facturar la cuota.
• F. Fin: será la fecha de fin de la cuota. Si se rellena, la cuota se facturará entre la fecha inicial y la final. Si no se rellena, la cuota permanece activa y se puede facturar sin control de fecha de fin.
• Tipo Fact.: permite indicar la periodicidad de la facturación de la cuota.  Tendremos los siguientes tipos:

Para todas las opciones de tipo, salvo “Otros”, se factura en función del intervalo temporal elegido, y siempre en función de que se haya cubierto el periodo con la cuota activa. Es decir, si se indica “Mensual”, solo facturará las cuotas que tengan ya cumplido un periodo de un mes completo.

En el caso de la opción “Otros”, al seleccionarla aparecerá al pie del contrato la posibilidad de indicar qué meses se puede facturar la cuota:

Al completar la entrada de una línea, la cuota está creada y activa si la fecha de inicio está ya en vigor y no se ha marcado fecha de fin, o no se ha llegado a esta.

Podremos incluir en el mismo contrato de cuotas tantas cuotas y por tantos conceptos, como sea necesario:

FACTURACIÓN

Podemos realizar la facturación directamente o bien hacer primero una simulación.

La simulación la podemos hacer desde el propio contrato:

O bien desde el menú principal --> gestión --> clientes --> Facturación/Simulación de Contratos de Cuotas:

Desde esta pantalla podemos, en función de los filtros, visualizar los contratos pendientes.

En el grid vemos la información de los contratos y sus líneas. 

.- F. últ. Fact.: es hasta cuándo se ha facturado, si aparece vacío, es porque no tiene ninguna factura realizada.

.- Nº Cuotas: es el número de cuotas pendientes a facturar en esa fecha. Si son varias y no queremos facturarlas todas, podremos cambiarlas en la pestaña de seleccionados.

Cuando marquemos los contratos que queramos facturar y los pasemos a seleccionados, visualizaremos la siguiente pestaña:

En ella podremos indicar qué documento vamos a facturar, la serie, fecha, etcétera.

Además, aquí podremos seleccionar el número de cuotas a facturar, ya sean todas o bien menos.