Guía paso a paso: Cómo crear un nuevo Agente IA en Ahora

TABLA DE CONTENIDOS

• 1. Introducción
• 2. Crear un nuevo agente desde TechFun
• 3. Campos del formulario — descripción detallada
• 4. La pestaña System Prompt
• 5. La pestaña Modelo Datos
  • 5.1. ¿Qué es el Modelo de Datos?
  • 5.2. Preparar la vista en base de datos
  • 5.3. Registrar la vista en el catálogo del ERP
  • 5.4. Asignar la vista al agente
• 6. La pestaña Herramientas
  • 6.1. ¿Qué son las herramientas?
  • 6.2. Herramientas disponibles
  • 6.3. ¿Puedo crear herramientas propias?
  • 6.4. Asignar herramientas al agente
• 7. La pestaña Botones
• 8. Copiar datos entre agentes
• 9. Guardar el agente

1. Introducción

Ahora ERP permite crear agentes IA personalizados adaptados a las necesidades de su empresa. Un agente es un asistente conversacional que puede:

• Responder preguntas en lenguaje natural consultando sus datos del ERP.
• Ejecutar acciones dentro del ERP (abrir documentos, crear registros, facturar, etc.).
• Generar gráficos y análisis sobre los datos de la base de datos.
• Usar el conocimiento de la documentación interna de AHORA.

La creación y configuración de agentes se realiza íntegramente desde el panel de asistentes IA de TechFun.

2. Crear un nuevo agente desde TechFun

Para crear un nuevo agente IA:

1. Acceda al panel de Asistentes IA en TechFun.
2. Haga clic en el botón + (Crear nuevo agente), situado en la parte superior del panel.

3. Se abrirá el formulario de creación del agente. Rellene los campos (descritos en el siguiente apartado) y haga clic en Guardar (icono de disquete en la botonera).

Importante: Hasta que no guarde el agente por primera vez, las pestañas Modelo Datos, Herramientas y Botones no estarán disponibles. Guarde primero los datos básicos y, a continuación, complete la configuración avanzada.

3. Campos del formulario — descripción detallada

Id Agente (obligatorio)

Identificador único del agente en el sistema. Es el código interno con el que el ERP reconoce este agente. Una vez guardado, no puede modificarse.

• Use un identificador corto, sin espacios y sin caracteres especiales. Por ejemplo: AsistenteVentas, BotCompras.
• Debe ser único en toda la base de datos. Si intenta guardar con un identificador ya existente, el sistema mostrará un error.
• Este valor también se usa como nombre del archivo de imagen.

Visible

Casilla de verificación situada junto al Id Agente. Controla si el agente aparece en el panel de asistentes IA de TechFun para todos los usuarios.

• Marcada: el agente es visible y los usuarios pueden iniciar conversaciones con él.
• Desmarcada: el agente está oculto. Solo los administradores lo ven en el panel de gestión si activan la opción para verlos todos.

Es útil para ocultar un agente mientras aún está en fase de configuración o pruebas.

Nombre (obligatorio)

Nombre legible del agente tal como aparecerá en el panel de TechFun y en el encabezado del chat. Es el nombre que verán los usuarios finales.

• Puede contener espacios y caracteres especiales.
• Ejemplo: Asistente de Ventas, Bruce, Ana — Compras.

Rol

Descripción breve del rol del agente, que aparece como subtítulo bajo el nombre en la tarjeta del panel de TechFun. Sirve para que los usuarios identifiquen rápidamente de qué trata el agente.

• Ejemplo: Asistente de ventas y pedidos, Consultor de compras.

Descripción

Texto descriptivo más extenso sobre el agente. Aparece en la tarjeta del panel de TechFun como texto de presentación. Use este campo para explicar al usuario qué puede hacer este agente, qué preguntas puede resolver o qué áreas del ERP cubre.

• Ejemplo: Asistente para consultar pedidos pendientes, albaranes y facturas de clientes.

Frase inicio

Mensaje inicial que el agente enviará automáticamente al usuario cuando abra una nueva conversación. Sirve para dar la bienvenida y orientar al usuario sobre cómo interactuar.

• Ejemplo: ¡Hola! Soy tu asistente de ventas. Puedes preguntarme sobre pedidos, albaranes o facturas. ¿En qué te puedo ayudar?
• Si se deja vacío, la conversación comenzará sin mensaje de bienvenida.

Nivel contexto

Número que determina cuántos mensajes anteriores de la conversación se envían al modelo de IA en cada solicitud. Un valor más alto permite al agente «recordar» más contexto de la conversación, pero también aumenta el consumo de tokens (y por tanto el coste).

• 0: sin memoria de conversación. El agente trata cada mensaje de forma independiente.
• 5–10: valor habitual para conversaciones normales.
• Valores altos (>20): recomendados solo si el agente necesita mantener un contexto muy largo.

Orden

Número entero que determina la posición del agente en el panel de TechFun. Los agentes se muestran ordenados de menor a mayor por este valor.

• Si dos agentes tienen el mismo orden, se ordenarán alfabéticamente.
• Déjelo a 0 si no necesita un orden específico.

Modelo IA (obligatorio)

Selección del modelo de lenguaje que usará el agente. El desplegable muestra únicamente los modelos activos configurados en su instalación (tabla ChatGPT_Modelos).

• Modelos más potentes (como GPT-4o) ofrecen mejores respuestas pero tienen un mayor coste por token.
• Modelos más ligeros (como GPT-4o mini) son más económicos y suficientes para consultas sencillas.
• Al crear un nuevo agente, el formulario pre-selecciona automáticamente el modelo más utilizado en los agentes existentes.
• Puede cambiar el modelo en cualquier momento sin perder el resto de la configuración.

4. La pestaña System Prompt

El System Prompt es la instrucción base que define la personalidad, el comportamiento y las restricciones del agente. Es el texto que el modelo de IA recibe antes que cualquier mensaje del usuario y que nunca es visible para el usuario final.

Un buen System Prompt debe incluir:

• Identidad del agente: quién es, cómo se llama, cuál es su función.
• Ámbito de actuación: sobre qué puede responder y qué debe rechazar educadamente.
• Tono y estilo: formal, cercano, técnico, conciso, etc.
• Instrucciones específicas: cómo presentar los datos, si debe usar tablas, qué formato usar para fechas o importes, etc.
• Restricciones: qué no debe hacer en ningún caso (modificar datos, revelar información sensible, etc.).

Ejemplo de System Prompt para un agente de ventas:

## Identidad
Usted es **Mariam**, asesora estratégica de alto nivel integrada en el ERP corporativo **AHORA**.  
Su función es transformar datos operativos del ERP en **inteligencia ejecutiva accionable**, proporcionando a la Dirección General una visión integrada del **rendimiento comercial y las sinergias de la cadena de suministro**, con foco en rentabilidad y eficiencia.

## Misión
- Analizar **indicadores clave de ventas y compras** para identificar oportunidades de optimización, ahorro y crecimiento.
- Priorizar siempre el **impacto en la cuenta de resultados** (ingresos, márgenes, capital circulante).
- Proponer, cuando aporte valor, **marcos analíticos** (Pareto, ABC, tendencias interanuales, concentración de proveedores/clientes).

## Alcance Funcional (integración Selina + Bruce)
- Especialización dual:
  - **Compras**: pedidos de proveedor, albaranes, facturas de proveedor, artículos, stocks, proveedores.
  - **Ventas (visión ejecutiva)**: análisis agregado de cifras comerciales cuando estén disponibles en las vistas autorizadas, sin ejecutar operaciones.
- Capacidad para **analizar, comparar y contextualizar** datos; **no** para ejecutar acciones operativas.

## Vistas Disponibles (uso exclusivo)
Podrá consultar **únicamente** las vistas autorizadas por el sistema, entre ellas:
- `VIA_Pedidos_Prov`
- `vIA_Pedidos_Prov_Lineas`
- `VIA_Albaranes_Prov`
- `VIA_Facturas_Prov`
- `vIA_Articulos`
- `VIA_Articulos_Stocks`
- `vIA_Proveedores`
- `vIA_Proveedores_Contacto`
- `vIA_Series_Compras`
> No intente acceder a tablas o vistas no autorizadas.

## Normas Técnicas de Consulta
- **Solo SELECT** (prohibido INSERT/UPDATE/DELETE/DDL).
- **SQL Server 2016 (T‑SQL)**.
- Limite los resultados a **TOP 50** si no se indica lo contrario.
- Al mostrar documentos (pedidos, albaranes, facturas), muestre **SIEMPRE**:
  - **Serie + Número visible**
  - Fecha
  - Estado
  - Proveedor/Cliente (según aplique)
- **No mostrar Id internos** (`IdPedido`, `IdAlbaran`, `IdFactura`) salvo solicitud expresa.
- Si no hay datos suficientes o la consulta no devuelve resultados, **indíquelo con transparencia**. Está prohibido fabricar información.

## Normas de Comunicación
- Registro **profesional y ejecutivo**, adecuado para comité de dirección de alto nivel.
- **Estructura obligatoria**:
  1. **Resumen ejecutivo**
  2. **Detalle analítico**
- Toda cifra debe ir **contextualizada**: variación %, comparación temporal y peso sobre el total.
- Si se detecta una **tendencia relevante**, destacarla de forma proactiva y cerrar con **recomendaciones accionables**.

## Principios de Trabajo
- Rigor analítico por encima de la narrativa.
- Claridad, síntesis y enfoque a decisión.
- Cero invenciones, cero ambigüedad, máximo valor para la dirección.

Consejo: Cuanto más preciso y detallado sea el System Prompt, más predecible y útil será el comportamiento del agente. Dedique tiempo a ajustarlo y pruebe distintas versiones.

5. La pestaña Modelo Datos

5.1. ¿Qué es el Modelo de Datos?

El Modelo de Datos define qué información de la base de datos puede consultar el agente cuando usa la herramienta query_database. Está compuesto por un conjunto de vistas SQL que usted crea en la base de datos y registra en el catálogo del ERP.

Cuando el usuario hace una pregunta, el agente recibe la definición de las vistas asignadas (sus columnas y descripciones) y construye la consulta SQL sobre ellas. El agente nunca accede directamente a las tablas base: solo puede consultar las vistas que se le hayan asignado explícitamente.

5.2. Preparar la vista en base de datos

Antes de poder asignar una vista al agente, debe crearla en SQL Server y otorgar permisos sobre ella al usuario que usa el ERP:

1. Crear la vista: diseñe una vista que exponga los datos que necesita el agente. Use nombres de columna descriptivos en español, ya que el modelo de IA los leerá para entender qué contiene cada campo.
   

   CREATE VIEW [dbo].[VIA_Ventas_Pedidos]
   AS
   SELECT
       P.NumPedido          AS NumeroPedido,
       P.Fecha              AS FechaPedido,
       P.RazonSocial        AS NombreCliente,
       P.Total              AS ImporteTotal,
       P.EstadoDescrip      AS Estado
   FROM VDLG_Pedidos_Cli_Cabecera_Col P

2. Dar permisos: el usuario de base de datos que usa el ERP debe tener permiso SELECT sobre la vista.
   

   zpermisos 'VIA_Ventas_Pedidos'

Recomendación de nomenclatura: use el prefijo VIA_ para las vistas destinadas a agentes IA. Esto facilita su identificación y gestión. Ya existen en el ERP varias vistas de sistema con este prefijo (VIA_Pedidos_Cli, VIA_Pedidos_Prov, VIA_Clientes, etc.) que puede usar como modelo o asignar directamente.

5.3. Registrar la vista en el catálogo del ERP

Una vez creada la vista en SQL Server, debe registrarla en la tabla de catálogo ChatGPT_ModeloDatos_Tablas para que esté disponible en el formulario del agente. Esto se hace desde el menú del formulario:

1. En el formulario del agente, acceda al menú superior y seleccione Mantenimiento → Modelo Datos.
2. Añada un nuevo registro con los siguientes datos:

Tendrá que especificar a su vez, una vez introducida la tabla y seleccionada, los campos, con el nombre que tiene cada columna y una pequeña descripción, para que el agente entienda cada campo cómo debe tratarlo, si su nombre no es lo suficientemente descriptivo.

5.4. Asignar la vista al agente

Con la vista ya registrada en el catálogo, asígnela al agente:

1. En el formulario del agente, abra la pestaña Modelo Datos.
2. Vaya al final del grid para añadir una fila.
3. En la columna Vista, seleccione la vista del desplegable.
4. Compruebe que el campo Schema es el correcto (por defecto dbo).
5. Salga del grid para guardar los cambios.

Puede asignar tantas vistas como necesite. El agente combinará la información de todas ellas al responder preguntas que requieran datos cruzados.

Importante: El agente solo puede realizar consultas SELECT. No puede ejecutar ninguna sentencia INSERT, UPDATE, DELETE ni DROP a través del modelo de datos.

6. La pestaña Herramientas

6.1. ¿Qué son las herramientas?

Las herramientas son capacidades adicionales que puede otorgar al agente para que realice acciones concretas dentro del ERP, más allá de responder preguntas. Cada herramienta representa una acción específica: abrir un documento, crear un registro, facturar un albarán, generar un gráfico, etc.

Cuando el modelo de IA decide que debe ejecutar una acción (por ejemplo, el usuario dice «abre el pedido 1234»), llama a la herramienta correspondiente y el ERP ejecuta la acción de forma real en el escritorio del usuario.

6.2. Herramientas disponibles

Tiene disponibles todas las herramientas que ya usan los agentes de sistema de AHORA. A continuación se muestran las principales, agrupadas por área:

La lista completa de herramientas puede consultarse en el desplegable de la pestaña Herramientas del formulario.

6.3. ¿Puedo crear herramientas propias?

Técnicamente es posible registrar nuevas herramientas en la tabla ChatGPT_Herramientas. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:

Aviso importante: La mayoría de las herramientas están implementadas directamente en el código interno del ERP. Crear una nueva entrada en el catálogo sin que exista la implementación correspondiente en el servidor hará que el agente intente llamar a esa herramienta pero no obtenga ningún resultado útil, o genere un error. Para crear herramientas que funcionen, es necesario un desarrollo a medida por parte del equipo técnico.

Si necesita que su agente realice acciones que no cubre ninguna de las herramientas existentes, contacte con su consultor de AHORA para valorar el desarrollo correspondiente.

6.4. Asignar herramientas al agente

1. En el formulario del agente, abra la pestaña Herramientas.
2. Haga clic en + para añadir una fila.
3. En la columna Herramienta, seleccione la herramienta del desplegable.
4. Guarde la fila.
5. Repita para cada herramienta que desee añadir.

Consejo: Asigne solo las herramientas que el agente realmente necesita. Cuantas más herramientas tenga disponibles, más probable es que el modelo las invoque innecesariamente. Un agente de consulta de datos generalmente solo necesita query_database y, opcionalmente, generate_chart.

7. La pestaña Botones

Los botones son accesos directos que aparecen en la interfaz de chat del agente en TechFun. Permiten al usuario lanzar consultas o acciones predefinidas con un solo clic, sin necesidad de escribir nada.

Los botones se crean y gestionan desde el menú del formulario (Mantenimiento → Botones) y se asignan al agente en esta pestaña de la misma manera que las herramientas: con el botón + de la rejilla.

Cada botón tiene:

• Id Botón: identificador interno.
• Nombre: texto que se muestra en el botón dentro del chat.
• Prompt: texto que se enviará automáticamente al agente cuando el usuario pulse el botón. Es como si el usuario hubiera escrito ese texto.

Ejemplo: un botón con nombre «Pedidos pendientes» y prompt «Muéstrame todos los pedidos pendientes de hoy» enviará esa consulta al agente al pulsarlo.

8. Copiar datos entre agentes

La función Copiar datos permite trasladar la configuración de un agente existente a otro, evitando tener que configurarlo desde cero. Es especialmente útil cuando desea crear un agente similar a uno existente pero con alguna variación.

Para usar esta función:

1. Abra el agente destino (el que recibirá los datos).
2. Haga clic en el botón Copiar Datos de la botonera.
3. Se abrirá un diálogo de selección. Elija el agente origen del que desea copiar.

4. Seleccione qué secciones desea copiar:

5. Marque la opción Limpiar antes de copiar si desea que los datos actuales del agente destino se eliminen antes de copiar. Si la deja desmarcada, los datos del origen se añadirán a los ya existentes en el destino.

Atención: Si no marca «Limpiar antes de copiar» y el agente destino ya tiene alguna de las mismas herramientas o vistas asignadas, se producirá un error de duplicado. En ese caso, active la opción y repita la operación.

6. Revise el resumen que muestra el sistema y confirme la operación.
7. El formulario se recargará automáticamente con los datos copiados.

9. Guardar el agente

Una vez configurados todos los campos y pestañas, haga clic en el botón Guardar (disquete) de la botonera. El agente quedará activo de inmediato y aparecerá en el panel de TechFun si la casilla Visible está marcada.

¿Necesita ayuda? Abra un ticket de soporte indicando el nombre del agente, una descripción de lo que necesita que haga y qué áreas del ERP debe cubrir. Nuestro equipo le ayudará a definir el System Prompt, el Modelo de Datos y las Herramientas más adecuadas.