El circuito de ventas es el proceso necesario para llevar a cabo una venta, desde la generación de la oferta o pedido hasta la emisión de la factura.
El proceso general a seguir sería el siguiente:
OFERTA -> PEDIDO -> ALBARÁN -> FACTURA
No siendo necesario partir de una oferta o presupuesto y pudiendo avanzar el paso de la emisión del albarán, generando la factura o generándola y actualizándola desde el formulario de pedido.
Para realizar una venta será necesario tener dados de alta los siguientes objetos:
- Cliente.
- Artículo.
- Generar Stock si es un artículo inventariable (Mediante compra a proveedor o con movimiento manual de almacén).
Mediante el menú nuevo daremos de alta todos los objetos que vamos a necesitar.
La ficha de cliente se divide en dos secciones, la cabecera superior y la sección inferior organizada mediante pestañas.
DATO: Para ampliar información sobre los datos necesarios de cada campo podemos consultar el manual de Ficheros Maestros en este enlace.
Alta de artículo
Al igual que en la ficha de cliente, ésta se divide en dos secciones: la cabecera y la sección inferior organizada con pestañas.
Al rellenar la ficha y guardar los datos se habilitará la pestaña “Precios”, dónde indicaremos un precio para cada una de las listas de precios que tengamos creadas, tanto de proveedores cómo de clientes.
Para acceder a las listas de precios realizaremos una nueva búsqueda de “precios clientes” o “precios proveedor”. En cada lista podemos añadir distintos artículos y definir un precio para cada una de ellas.
Desde este formulario podremos ir añadiendo artículos a la lista y definir los precios. También podremos trabajar con revisiones (Menú procesos -> cerrar versión actual, posteriormente creamos una nueva versión sobre la que haremos modificaciones), en caso de que vayamos actualizando las listas de precio y queramos mantener un histórico.
En este apartado veremos cómo generar stock del artículo en el ERP mediante un movimiento manual de almacén. Esto puede ser útil cuando necesitamos reflejar el stock del almacén en el ERP tras la implantación.
DATO: Al dar una entrada rápida de stocks en el almacén, deberemos tener en cuenta que este stock no será valorado.
En la zona de menús lateral, dentro de Gestión y Almacén encontraremos el proceso “Movimientos Manuales”
A continuación, se nos abrirá el siguiente formulario:
Seleccionaremos el tipo de movimiento a realizar y la fecha en la que aparecerá reflejado ese movimiento. Una vez seleccionado, se nos habilitará la grid para indicar el artículo sobre el que vamos a efectuar el movimiento:
Al seleccionar el artículo, en la columna “Cantidad”, deberemos indicaremos la cantidad de producto que queremos añadir. A continuación se nos habilitará la grid inferior y nos reflejará los niveles y necesidades de stock en el almacén seleccionado:
Podremos realizar el mismo tipo de movimiento sobre distintos almacenes y con distintos niveles de stock de manera simultánea.
En el caso de los artículos que trabajen con lotes o números de serie, deberemos asignarlos en esta grid
Grid inferior del formulario de Movimientos de Almacén: Artículos con número de serie.
Cuando tengamos seleccionado el almacén y la cantidad asignada a ese almacén, pulsaremos aceptar y podremos consultar el nuevo nivel de stock en el Menú -> Gestión -> Almacén -> Stocks
Filtraremos para localizar el artículo deseado y podremos consultar su nivel de stock actualizado para cada almacén.
Una vez creados todos los objetos necesarios para llevar a cabo el circuito de venta procederemos a iniciarlo mediante una oferta realizada a un cliente, conforme avance el proceso iremos creando el pedido, así como el posterior albarán y la factura.
Existen distintas formas de crear una oferta:
- Desde la barra de acciones -> Botón nuevo -> Oferta (Cliente)
- A través de una búsqueda de la colección -> árbol de objeto -> Menú contextual ->Nuevo.
- Generar la oferta a partir del formulario de una oferta existente.
NOTA: En caso de no visualizar alguna de estas opciones, debemos contactar con nuestro administrador del ERP.
Desde la barra de acciones pulsaremos sobre “Nuevo” y en el objeto “Oferta”.
Se nos abrirá la ventana de oferta, en la que rellenaremos la cabecera de la oferta con el campo requerido “Cliente” y otros campos que nos sean útiles, cómo el empleado que elabora la oferta u otros datos que encontraremos en las pestañas de la zona superior derecha: datos económicos cómo la forma de pago, si tiene Recargo de Equivalencia, los descuentos que queramos aplicar a la oferta o la delegación del cliente a la que realizamos la oferta.
Cuando hayamos rellenado los datos del formulario, pulsaremos el botón “Guardar” situado en la esquina inferior izquierda.
Esta acción nos habilitará la grid de la mitad inferior en la que añadiremos las líneas de artículo que compondrán la oferta.
Podremos añadir artículos filtrando por el Id de Artículo, por la descripción o abriendo el buscador de artículos situándonos en el campo Id de Artículo y pulsando la tecla F2 o F3.
Este buscador nos permitirá filtrar artículos mediante diferentes criterios y nos los mostrará en la grid superior. Marcaremos en la primera columna los artículos que deseemos añadir y nos los almacenará en la grid inferior. Al pulsar el botón “Aceptar” nos añadirá los artículos a la oferta.
Podremos modificar la oferta según las necesidades:
- Anular una línea de artículo
- Anular toda la oferta
- Formalizar Oferta
- Crear una revisión / versión de la oferta
- Generar un pedido a partir de la oferta
Mediante click derecho del ratón sobre la línea del artículo se nos abrirá un menú contextual, si pulsamos anular, ese artículo no se añadirá al pedido, pero no se eliminará de la oferta, quedará en estado anulado.
Para rechazar toda la oferta deberemos indicar un motivo de rechazo (1) en la pestaña de la oferta habilitada para tal efecto, así como la fecha en la que se rechaza la oferta (2).
Después en el menú oferta pulsaremos sobre Rechazar / anular líneas (3).
De esta manera quedará rechazada toda la oferta y así lo indicará en el estado de la oferta (Fig. 11).
Este paso es reversible accediendo al menú Oferta y pulsando sobre “Cancelar rechazo / anulación de líneas”.
Si el cliente acepta la oferta podremos formalizarla desde el siguiente menú. (de generada pasa a estado aceptada).
Tras una modificación de la oferta podemos generar una nueva versión para enviarla al cliente.
Una vez la oferta esté aceptada por el cliente procederemos a convertirla en pedido. Para ello podemos bien convertir toda la oferta a pedido desde el menú oferta; o podemos generar varios pedidos desde una misma oferta, marcando previamente las líneas de oferta que queremos que pasen a pedido, abriendo el menú contextual sobre la línea.
Convertir oferta en pedido.
Marcar líneas para pedido.
Al convertir una oferta en pedido podremos abrir el formulario de pedido o bien crearlo de cero desde el menú “Nuevo” pulsando sobre “Pedido” y rellenando los datos del formulario igual que al realizar una oferta.
Generar un pedido supone realizar una reserva de stock en el almacén. Es posible realizar modificaciones de artículos y cantidades en el pedido.
Desde un pedido podremos generar un albarán o directamente una factura según nuestro propio proceso.
Podremos generar el albarán a partir del pedido, esto se realizará desde el menú Albarán pulsando sobre “Generar” o sobre “Generar y actualizar”, si deseamos marcar la salida del producto de nuestro almacén.
A continuación, se nos abrirá un formulario de confirmación de los datos del albarán.
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Generando un albarán. | Formulario de confirmación de albarán  |
Podremos generar directamente la factura a partir del pedido, esto se realizará desde el menú Factura pulsando sobre “Generar” o sobre “Generar y actualizar” si deseamos contabilizar la factura al momento de generarla.
Igual que en el paso anterior se nos abrirá un formulario para confirmar los datos del albarán y posteriormente se abrirá un segundo para confirmar los datos de la factura.
Generando una factura  | Formulario confirmación factura |
Marcar para albaranear o facturar
Si tenemos un cliente con varios pedidos podemos marcar el pedido para albaranear o para facturar desde el menú “Pedido”.
Al realizar esta acción podremos agrupar en un mismo albarán o factura el contenido de varios pedidos.
También podemos marcar para albaranear o facturar las líneas de artículo o una parte de la línea (cierta cantidad), de forma que podamos albaranear o facturar únicamente una parte de un pedido o de varios.
Para realizar esto desplegaremos el menú contextual pulsando con el click derecho sobre la línea del artículo, a continuación, se nos preguntará por la cantidad que deseamos marcar.
Del mismo modo procederemos a marcar para facturar.
Una vez hemos marcado para albaranear o facturar ciertos pedidos o albaranes, o ciertas líneas de un pedido o albarán, podremos unificar todo ello en un mismo albarán o factura mediante el punteo.
Para acceder a la herramienta de punteo acudiremos al menú principal -> Gestión -> Punteo
En esta carpeta encontraremos distintas opciones en función de si el punteo es para un proveedor o para un cliente, o para un pedido o un albarán.
Cuando abramos una de estas opciones se nos presentará una ventana (Fig. 22) en la que deberemos seleccionar el cliente o proveedor sobre el que hayamos hecho el punteo (1)
Inmediatamente nos aparecerán en la grid superior (1) los Pedidos o Albaranes marcados o que tienen líneas de artículo marcadas y, al seleccionar una línea de la grid, nos aparecerán los artículos asociados a ese documento en la grid inferior (3). En esta grid marcaremos los artículos que queramos agrupar en un mismo albarán o factura.
Para generar el albarán o la factura deberemos acudir al menú superior (Fig. 23) y seleccionar la opción de generar o generar y actualizar. Se nos abrirá un formulario para confirmar los datos del albarán o factura y al aceptarlo quedará generado el documento.
Si de forma habitual se realizan ofertas o pedidos, tanto de cliente como de proveedor, que contienen siempre el mismo grupo de artículos podemos guardar una plantilla desde el menú “Oferta” o “Pedido”, pulsando sobre crear plantilla. Se nos abrirá el formulario de plantilla.
Completaremos el formulario dando un nombre a la plantilla (1) y seleccionando si se trata de una oferta o pedido de cliente o a proveedor. Por último, añadiremos las líneas de producto y las cantidades que queramos predefinir.
Para recuperar una plantilla deberemos pulsar sobre el menú “Oferta” o “Pedido”, según lo que estemos generando, y después clicaremos sobre insertar plantilla.
Desde el formulario del albarán, podremos modificar o añadir artículos, actualizar el albarán desde su menú para generar la salida de mercancía del almacén y marcar líneas de artículo para facturar o generar la factura del albarán completo desde el menú “Factura” pulsando sobre generar y marcando que sí que deseamos marcar todo el albarán para facturar en la ventana de alerta que se abrirá.
Al confirmar los datos de la factura en el formulario, podremos visualizarla pulsando el botón “Facturas” situado bajo el menú principal en la esquina superior izquierda.
Desde el formulario de factura ya no podremos modificar ni añadir artículos. Para ello deberemos realizar una nueva factura, marcarla como rectificativa y desde el menú “Factura” asignar la factura que se va a rectificar.
Para generar el apunte contable de la factura, deberemos actualizarla desde el menú “Factura”.
A continuación, veremos cómo crear una fianza o anticipo y asociarlo a una factura o a varias si el anticipo es superior al importe de la primera factura.
Para crear un anticipo podremos hacerlo desde el formulario de pedido o desde el formulario de factura. Desde el menú “Pedido” o “Factura”, según sea el caso, pulsando sobre crear anticipo.
Al abrirse el formulario de anticipo deberemos rellenar una serie de campos detallados a continuación:
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