ERP - Gestión de previsiones

Generación y operativa de las previsiones de gastos

Una previsión, como indicamos en el artículo ERP - Tipos de Previsión, puede ser de cobro o de pago. Siendo esta última la que se trata por defecto al estar desactivado el check Previsión de Cobros.

Tenemos que tener en cuenta que una previsión tiene fecha de finalización definida, bien por una fecha o por el número de cuotas informados al crear la previsión. 

Si necesitamos mantener una previsión que no finalice y en la que seamos nosotros quienes la demos de baja en un momento dado, podemos crear una previsión de una única cuota y añadir manualmente el número de vencimientos que queramos gestionar. Por ejemplo, el alquiler de un año.

Para ilustrar el funcionamiento de las previsiones, vamos a generar desde el inicio una previsión de un préstamo básico.

EJEMPLO

Una entidad financiera nos concede un préstamo a cuatro años. Por un importe de 100.000,00 €, con una comisión de apertura del 2%, un interés anual del 10% y cuotas mensuales

Tipo de previsión

Antes de empezar, tenemos que configurar el tipo de previsión. En el ERP existe el tipo de previsión Préstamo, pero no está configurada al 100%, dado que un préstamo puede concederlo una entidad financiera u otro tipo de empresa.

Vamos a generar un tipo de previsión adecuado para un préstamo concedido por una entidad financiera.

Tomaremos como ejemplo el tipo de previsión Préstamo, ya existente, en el que tan solo falta informar la cabecera (1) y las subcuentas:

1. Una descripción que nos permita diferenciar el tipo de préstamo que es y la fórmula a utilizar, generalmente el método francés.
2. Las cuentas contables necesarias, que cambiarán en función de si el préstamo procede de una entidad financiera o no.

En este caso, las cuentas informadas serán:

• 572. BANCOS E INSTITUCIONES DE CRÉDITO C/C VISTA, EUROS
• 6623. INTERESES DE DEUDAS CON ENTIDAD DE CRÉDITO
• 170. DEUDAS A LARGO PLAZO CON ENTIDADES DE CRÉDITO
• 520. DEUDAS A CORTO PLAZO CON ENTIDADES DE CRÉDITO

Para finalizar la configuración de este tipo de previsión, nos falta generar los correspondientes asientos modelo para contabilizar la concesión del préstamo, el pago de sus cuotas y la reclasificación de la deuda.

Asientos Modelo

Una vez configurado el tipo de previsión n primer lugar, dado que no tenemos los asientos modelo, habrá que crearlos. Necesitaremos un asiento para la Apertura o Concesión del préstamo, uno para el Pago de los vencimientos o cuotas y otro para la Reclasificación de la deuda a corto plazo.

1. Asiento de Apertura o Concesión del préstamo

Mediante este asiento ingresamos, en la cuenta contable de la domiciliación indicada (572), el importe del préstamo indicado en la previsión. Al mismo tiempo, informamos el importe de las cuotas a corto plazo (520) y el de las cuotas a largo plazo (170).

Dado el número distinto de casos con los que nos podemos encontrar, se toma como importe del préstamo el resultante de sustraer todos los gastos asociados al mismo. Práctica que, por otro lado, suelen seguir las entidades financieras.

Mediante este asiento modelo, generaríamos un asiento como este.

Así, es fácil identificar cada uno de los parámetros de la previsión utilizados y descritos en el artículo ERP - Asientos modelo enlazados a Previsiones:

• @FechaAdquisicion
• @CtaCtble
• @CtaCortoPlazo
• @CtaLargoPlazo
• @Contrato
• @Descripcion
• @Valor
• @TotalImportesCortoPlazo
• @TotalImportesLargoPlazo

2. Pago de las cuotas

Con este asiento modelo, contabilizaremos las cuotas mensuales del préstamo. Desglosando la parte amortizada del capital (520) y el interés cargado por la entidad financiera (6623).

Mediante este asiento modelo, generaríamos un asiento como este.

Así, es fácil identificar cada uno de los parámetros de la previsión utilizados y descritos en el artículo:

• @Prevision.CtaGasFin
• @Prevision.CtaCortoPlazo
• @Domiciliacion_CuentaCtble
• @Prevision.Contrato
• @FechaValor
• @Prevision.Descrip
• @Descripcion
• @InteresVal
• @Importe
• @Total

3. Reclasificación de la deuda a corto plazo

Con este asiento modelo, reclasificamos la deuda a largo plazo, llevando parte de esa deuda desde la cuenta 170 a la cuenta 520.

Mediante este asiento modelo, generaríamos el siguiente asiento.

Así, es fácil identificar cada uno de los parámetros de la previsión utilizados y descritos en el artículo:

• @Prevision.FechaContaCortoPlazo
• @Prevision.CtaLargoPlazo
• @Prevision.CtaLargoPlazo
• @Prevision.CtaCortoPlazo
• @Prevision.Contrato
• @Prevision.FechaContaCortoPlazo
• @Prevision.Descripcion
• @Prevision.TotalDiferenciasLargoPlazo
• @Prevision.TotalDiferenciasLargoPlazo

Una vez configurados los asientos modelo necesarios, es el momento de finalizar la configuración del tipo de previsión. Asignando cada asiento modelo al estado que va a utilizarlo.

Así, asignaremos el asiento modelo de Apertura o Concesión del préstamo, al estado En curso de la previsión. De forma que, cuando cambiemos la previsión a dicho estado, se contabilizará la Concesión del préstamo.

A continuación, asignaremos el asiento modelo correspondiente al Pago de las cuotas, al estado de las líneas Contabilizado. Y el asiento modelo de Reclasificación de la deuda o paso de Largo a Corto plazo, al estado de las líneas Corto Plazo.

De este modo, al contabilizar una cuota del préstamo, pasaremos por el estado Corto Plazo y ejecutaremos ambos asientos modelo. Generando los asientos de pago de cuota y reclasificación de la deuda.

Con esto finalizaría la configuración del tipo de previsión para préstamos de entidades financieras.

Creación de una previsión

En la colección Previsiones, crearemos una previsión del tipo que acabamos de configurar (Préstamo entidad financiera), en el que seleccionamos como fórmula el Método francés y asignamos las cuentas 572 (Cuenta Previsión o Contable), 6623 (Cuentas de Gastos financieros), 170 (Cuenta Largo Plazo) y 520 (Cuenta Corto Plazo).

Si recordamos el enunciado del ejemplo, 

Una entidad financiera nos concede un préstamo a cuatro años. Por un importe de 100.000,00 €, con una comisión de apertura del 2%, un interés anual del 10% y cuotas mensuales.

asignaremos a la previsión un importe resultante de sustraer la comisión de apertura del capital concedido. Dando un resultado de 98.000,00 €. Un % interés del 10,00 % y 48 cuotas mensuales (4 años x 12 meses), con una separación entre vencimientos de 1 mes.

También indicaremos la domiciliación de empresa en la que se va a depositar el préstamo y desde la que se van a pagar las sucesivas cuotas, al igual que el código del préstamo, asignado por la entidad financiera.

Una vez configurada la previsión, la guardaremos (1). Con la previsión guardada, procederemos a la preparación (2) de los vencimientos del préstamo. Los cuales se encontrarán en el estado inicial de la previsión (Simulado).

Para poder trabajar con la previsión, habrá que pasarla al estado En curso. Con lo que se contabilizará la concesión del préstamo y se llevará el importe correspondiente a las cuentas de deudas a corto y largo plazo.

A partir de este momento, podemos contabilizar cada uno de los vencimientos mediante la opción Contabilizado del menú contextual (botón derecho).

Puede darse el caso de que el préstamo concedido sea un préstamo con carencia. Este caso está tratado en el artículo ERP - Previsiones - Préstamos con carencia

GESTION DE PREVISIONES

En el día a día puede hacerse tedioso el tener que ir navegando entre las distintas previsiones que tenemos activas, abriendo cada una de ellas para gestionar el pago o el cobro de un vencimiento.

Para facilitar esta operativa, desde el menú de Tesorería, tenemos acceso a la Gestión de Previsiones. Este menú está oculto por defecto y tendrá que ser activado desde el Admon.

La configuración que hemos realizado en el tipo de previsión, al igual que está en los tipos de previsión estándar del ERP, no permite visualizar las previsiones que están en estado Simulación. Para poder visualizar este tipo de previsiones, habría que activar el check Estados líneas en el estado Simulación del tipo de previsión deseado.

Desde esta ventana, es posible acceder a los vencimientos de cualquier previsión y cambiar el estado de sus vencimientos, contabilizando, pasando a corto o largo plazo, etc, cada uno de ellos.