ERP - Gestión Documental - Introducción y alcance

¿Para qué sirve la gestión documental?

La gestión documental consiste en utilizar los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos además de automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.

En AHORA ERP, puedes adjuntar todo tipo de archivos (1) a tus objetos cómodamente mediante Drag and Drop (arrastrar y soltar), puedes adjuntar el archivo sobre el objeto o la propia línea (1) de la tabla de resultados de la colección, una vez arrastras el archivo o documento, emerge un práctico asistente de documentos que te guiará en el proceso (2) para asociar documentos de cualquier tipo a los objetos propios del sistema integrándolos de manera única.  

Destacamos la importancia de una gestión documental sólida ya que muchas empresas carecen de procesos eficientes para realizar esta tarea y un empleado puede llegar a utilizar hasta 20 minutos de media localizando el papeleo necesario para realizar su tarea, siendo esto un coste adicional para la empresa.

Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos eficaz permite a los empleados organizar.

 los archivos para:

• Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
• Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías.
• Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
• Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.

Para el buen uso de la gestión documental se incorporan una serie de herramientas que permiten la inclusión fácil de documentos externos al programa.

Así mismo se permiten crear nuevos tipos de ficheros que posibilitan la inclusión de campos con información útil para la clasificación de los ficheros incorporados al sistema.

También se proporciona un control sobre las versiones, además de existir la posibilidad de crear plantillas de documentos y trabajar con ellas de una forma rápida y dinámica.

Por otra parte también es posible crear documentos de tipo carpeta para una correcta organización y clasificación de los documentos, crear fusión de documentos para realizar mailings a gran cantidad de clientes, así como tener la posibilidad de interactuar de una forma rápida y sencilla con el escritorio de Windows o con cualquier apartado de Windows, así como diferentes formas de búsqueda de documentos dentro de la aplicación, o interacción con el escritorio de la aplicación.