ERP - Gestión Documental - Alta Tipos de documentos

En primer lugar, y una vez realizadas/comprobadas todas las configuraciones anteriores, será necesario crear los tipos de documentos que se van a utilizar. Para ello, en la aplicación, accedemos al “Menú” y desplegando el nodo de “Documentos”, aparece una opción que es “Tipo de documentos”, si hacemos clic en dicha opción aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación:

En la cual, tenemos la opción de “Generar un nuevo tipo de documentos” en cuyo caso en el campo de la parte inferior de la pantalla, debemos indicar el nombre del tipo de documento, o de “Modificar un tipo de documentos existente”, en cuyo caso en el campo de la parte inferior de la pantalla, aparecerá un desplegable con los tipos e documentos existentes para seleccionar el tipo de documento a modificar.

En este caso realizaremos un tipo de documento nuevo, tipo de documento “Documentación” y haremos clic en el botón “Siguiente”, entonces aparecerá la pantalla para incluir propiedades adicionales a cada uno de los documentos.

La creación de tipos de documentos posibilita la creación de campos que añaden información al documento físico añadido. Esta funcionalidad permite así indicar para cada tipo de documento información adicional más allá del propio documento. A continuación, se muestra la pantalla donde es posible configurar dichos campos para obtener información adicional:

Si se marca la casilla “C” el valor del campo será elegido de una lista desplegable y si por el contrario se selecciona el valor “P”, el valor será introducido por el usuario directamente sin la ayuda de listas de valores.

Como observamos, es posible, insertar diferentes propiedades, para el documento en cuestión. Es posible configurar propiedades del documento, a través de combos (desplegables), en ese caso, si marcamos la columna “C” en la grid, tal y como se puede observar, se puede configurar para que aparezcan:

• Lista de valores introducidos manualmente
• Lista de valores desde SQl
• Lista mixta

En el caso de seleccionar la primera de las opciones, introduciremos en la grid de valores predeterminados, los posibles valores que pueden aparecer para dicha propiedad, teniendo la posibilidad de marcar uno de los valores por defecto, esto se realiza marcando el check “D”, tal y como se muestra a continuación:

En el caso de seleccionar la segunda de las opciones, debemos introducir la consulta en SQL en el campo inferior de la pantalla “Por SQL”, de tal forma que el desplegable tire de la tabla o vista que especifiquemos en dicho campo, es decir se introducirá una sentencia que se ejecutará contra la base de datos y cuyo resultado aparecerá en la lista desplegable del campo.

Por último, en el caso de seleccionar la tercera de las opciones, tendremos la opción de marcar tanto valores predeterminados con uno por defecto, como una consulta de SQL.

Por otra parte, y como se ha comentado anteriormente, existe la posibilidad de marcar el check “P”, dicho check, es útil para indicarle al campo que es propiedad, y de esta forma, según a qué objeto asociemos y cómo lo asociemos, el documento heredará dichas propiedades o el valor será introducido por el usuario directamente sin la ayuda de listas de valores. En este caso hemos marcado como propiedad, el campo id cliente, de tal forma que si asociamos un documento al objeto cliente, heredará la descripción de dicho cliente en las propiedades:

Una vez configuradas las propiedades del tipo de documento que estamos creando, haciendo clic en siguiente aparece la siguiente pantalla:

Donde es posible asociar seguridad a los tipos de documentos. En la columna de grupo, aparece un desplegable con todos los grupos de seguridad que existan en la base de datos, ya sea por empresa, por delegación, por departamento o por empleado. Mientras que en la columna de “Seguridad”, aparece otro desplegable para editar los permisos del tipo de documento que estemos configurando. Entre los posibles permisos que podemos aplicar aparecen:

• Permisos de Administración
• Permisos de Control Total.
• Permisos de Edición/Inserción
• Permisos de edición
• Permisos de Inserción
• Permisos de Lectura/Ejecución
• Sin Permisos

Tal y como se muestra a continuación:

Una vez cumplimentados todos los pasos de creación de los tipos de documentos, haremos clic en el botón “Cerrar”.