ERP - Fecha operación, expedición, registro contable y fiscal

TABLA DE CONTENIDOS

• Facturas de Venta
  • 1. Fecha de Operación
  • 2. Fecha de Expedición
  • 3. Fecha de actualización
    • Restricciones de la Fecha de Actualización en la Facturación
  • 4. Anticipos de clientes
  • 5. SII: Fechas en los documentos de venta en el SII
• Facturas de Compra
  • 1. Fecha de Operación
  • 2. Fecha de Expedición
  • 4. Anticipos a proveedores
  • 5. SII: Fechas en los documentos de compra en el SII

Es fundamental que tanto empresas como autónomos se preparen para estas fechas, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas por la Agencia Tributaria.

En el marco de las certificaciones Veri*Factu, SII y TBAI distinguimos fechas claves en el proceso de facturación que detallamos a continuación:

Facturas de Venta

1. Fecha de Operación

Se refiere al momento en que se produce la operación, es decir, cuando se realiza la entrega de bienes o la prestación de servicios, independientemente de cuándo se emita la factura. Es importante registrarla correctamente porque determina el momento del devengo del impuesto. 

En AHORA ERP la fecha en que una venta entra en el Libro de IVA es la fecha de actualización, por tanto, cuando se emita una factura con una fecha de operación distinta a la fecha de expedición de la factura, deberemos actualizarla siempre en la fecha de operación. 

En facturas directas, suele coincidir con la fecha de expedición. En casos donde la fecha de operación difiera de la de expedición, es esencial registrarla adecuadamente para reflejar el momento real de la transacción.

• Factura deudor: Se puede dar el caso dónde es necesario expedir la factura hoy (01/04/25) a un cliente al que se ha prestado un servicio el lunes (31/03/25), que corresponde a un periodo impositivo diferente. La factura deberá actualizarse con fecha del lunes 31, de forma que el IVA devengado se sitúe en el mes de marzo, para no incurrir en el retraso de la declaración del IVA devengado.
• Factura rectificativa de deudor. La Fecha de Operación que debemos indicar es la fecha operación más próxima a la actual, de entre las facturas rectificadas.
• Factura de venta: La fecha de operación a indicar será la fecha de actualización de albarán (cuando se produjo la entrega). Si se trata de varios albaranes que conforman la factura, será la fecha de actualización de albarán más próxima a la fecha de emisión de la factura.
• Factura rectificativa de venta. La Fecha de Operación a indicar es la fecha de operación del albarán rectificado más reciente de entre los albaranes incluidos en las facturas rectificadas.

2. Fecha de Expedición

Es la fecha en la que se emite la factura. Según la normativa, la fecha de expedición debe coincidir con la generación del registro, y no es posible asignar una fecha de operación posterior a la emisión, salvo en casos legalmente permitidos. Esta fecha no podrá ser, por tanto, inferior a la fecha de operación.

• Factura deudor/venta: fecha factura.

3. Fecha de actualización

Es la fecha de registro fiscal y contable de la factura. Es la fecha de actualización de la factura que a su vez es el periodo de devengo de IVA. Puede ser distinta a fecha operación, pero debe estar comprendida dentro del mismo periodo fiscal que la fecha de operación.

• Factura deudor/venta: fecha actualización factura.

Restricciones de la Fecha de Actualización en la Facturación

En la gestión de facturas dentro de AHORA ERP, la fecha de actualización es clave para el correcto registro fiscal y contable. Esta fecha debe cumplir con siguientes reglas fundamentales:

1️⃣ Debe estar en el mismo periodo fiscal que la Fecha de Operación.

2️⃣ Siempre debe situarse entre la Fecha de Operación y la Fecha de Expedición, pudiedo ser igual a una de ellas.

Este esquema explicativo facilita la comprensión de la correcta gestión de fechas en la facturación con AHORA ERP, asegurando el cumplimiento de la normativa de la AEAT.

NOTA: las facturas rectificativas no están sujetas a la retricción de la fecha de actualización.

4. Anticipos de clientes

La fecha de Anticipo y la fecha de Factura de anticipo se comportarán de la siguiente forma:

• La Fecha de Anticipo <= la Fecha Factura anticipo, pudiendo coincidir.

5. SII: Fechas en los documentos de venta en el SII

En las facturas de venta se utiliza el campo 'Fecha Operación' para el plazo de envío, el cual se obtiene del campo 'Fecha Expedición' de la factura en el ERP.

• Fecha de devengo: con carácter general, es la fecha de la operación. En caso de pagos anticipados, se indicará la fecha de cobro. Cuando se trate de entregas intracomunitarias coincidirá con la fecha de expedición de la factura. Para facturas recapitulativas, se consignará la fecha de la operación más reciente.
• Fecha de expedición: fecha en que se emite la factura.

Facturas de Compra

1. Fecha de Operación

Se refiere al momento en que se produce la operación, es decir, cuando se realiza la entrega de bienes o la prestación de servicios. 

En facturas directas, suele coincidir con la fecha de expedición. En casos donde la fecha de operación difiera de la de expedición, es esencial registrarla adecuadamente para reflejar el momento real de la transacción.

AI igual que con las facturas emitidas, dependerá del tipo de factura:

• Factura de acreedor. Será la fecha de factura siempre que no se indique una fecha de operación distinta en la propia factura.
• Factura rectificativa de acreedor. La Fecha de Operación es la fecha operación más próxima a la actual, de entre las facturas rectificadas.
• Factura de compra. Será la fecha de actualización de albarán. Si se trata de varios albaranes que conforman la factura, será la fecha de actualización de albarán más próxima a hoy.
• Factura rectificativa de compra. La Fecha de Operación es la fecha operación más próxima a la actual, de entre los albaranes incluidos en las facturas rectificadas.

2. Fecha de Expedición

Siempre va a coincidir con la fecha en que el proveedor ha emitido la factura.

3. Fecha de Recepción
Será la fecha en la que registramos la factura, y puede ser igual o posterior a la de expedición.

4. Anticipos de proveedores

La fecha de Anticipo y la fecha de Factura de anticipo se comportarán de la siguiente forma:

• La Fecha de Anticipo >= la Fecha Factura anticipo, pudiendo coincidir.

5. SII: Fechas en los documentos de compra en el SII

• Fecha de expedición: es la fecha de emisión de la factura. Con carácter general, es la fecha en la que se recibe la factura.
• Fecha operación: el periodo cuando se deduce el IVA, se utiliza para calcular el periodo fiscal (modelos). En AHORA ERP, coincide con la fecha de actualización.
• Fecha registro contable: fecha validación a partir de la cual se computa el plazo para subir la factura al SII. El programa por defecto asigna la fecha de actualización, pero el usuario puede cambiarla en el asistente de fechas antes de actualizar la factura.
• Fecha actualización: Es la fecha de registro fiscal y contable de la factura, que a su vez es el periodo de devengo de IVA. 
  NOTA: Por regla general, la fecha de actualización en compras debe ser igual o posterior a la fecha de emisión de la factura, puesto que el IVA sólo es deducible una vez que el proveedor me ha emitido la factura, aunque la operación sea de un periodo anterior. Puede ser distinta a fecha operación, pero dentro del mismo periodo fiscal que la fecha de recepción.

Ejemplo 1: Empresa A entrega bienes o presta servicios durante varias fechas del mes de ENERO, siendo la última entrega el 30 de enero, y acogiéndose a la normativa de facturación expide la factura el día 10 de febrero.

Ejemplo 2: Empresa A entrega bienes o presta servicios durante varias fechas del mes de marzo, siendo la última entrega el 20 de marzo, y acogiéndose a la normativa de facturación expide la factura el día 20 de marzo y el cliente la registra contablemente el 02/04/2025.

(1) Este es el caso general. En las facturas de tracto sucesivo y de IVA de Caja, el criterio de devengo del IVA se modifica al entrar otras variables en juego como la fecha de pago, que pueden retrasar el momento en el que el IVA será deducible.

• El periodo de registro en el SII de la factura emitida coincide con el periodo de declaración del IVA devengado correspondiente en el modelo 303.
• El periodo de registro en el SII de la factura recibida coincide con el primer periodo en que se podrá deducir el IVA soportado correspondiente en el modelo 303.

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