ERP - Gestión Documental - Plantillas - Entorno clásico

Una vez configurado el programa Office Word, ya se está en disposición de empezar a trabajar con las plantillas y la fusión de documentos (únicamente se pueden fusionar documentos si son del tipo Office Word). Para ello, desde el Menú principal de la aplicación, dentro del nodo de “Documentos”, aparece una opción que se denomina “Plantillas”, si pulsamos en dicha opción aparece la siguiente pantalla:

En la cual, pulsando el botón derecho del ratón aparece la siguiente pantalla:

Seleccionaremos la opción de “Añadir una nueva rama”, y aparecerá la siguiente pantalla:

Para a continuación, pulsar con el botón derecho del ratón la opción de “Añadir documento”, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

En este momento aparece la pantalla donde es necesario especificar el origen del documento a añadir (Office Word), el tipo de documento (en este caso se ha creado un tipo de documentos del tipo “Plantillas”), el nombre del documento y la fecha del documento, tal y como se muestra a continuación;

Después vuelve a aparecer la pantalla donde es posible gestionar las versiones de los documentos:

Haciendo clic en “Guardar”, se abrirá el programa de Office Word, con el objetivo de empezar a crear la nueva plantilla.

NOTA: En el caso de que al abrir el Office Word no aparezca la pestaña de “Complementos”, será necesario volver a configurar la ruta física del Ahora.dot, desde la pantalla de “Plantillas y complementos”, tal y como se ha explicado anteriormente (Opciones de Word, complementos, plantillas):

Para crear la nueva plantilla, será necesario entrar en el menú de “Complementos” y en “Configuración”, deberemos seleccionar todos los campos que se utilizarán posteriormente en la plantilla que vamos a crear. Es importante destacar que también debemos incluir los campos clave, es decir los Id de cada uno de los campos, aunque posteriormente no se muestren en la plantilla, tal y como se muestra a continuación:

Siempre estaremos a tiempo de incluir nuevos campos para utilizar en la visualización de la plantilla. Una vez seleccionados todos los campos de la plantilla, accederemos a la opción de “Marcadores” para configurar la plantilla, y aparecerá la siguiente pantalla:

De tal forma que estando sobre el Word y especificando para cada campo el área que utilizará, en este ejemplo, configuraremos el encabezado de una carta comercial, situando los datos del cliente en la parte superior derecha del documento, mientras los datos de la empresa los situaremos en la parte superior izquierda del mismo, tal y como se muestra a continuación:

Guardaremos y cerraremos. Para utilizar la plantilla, desde el objeto en cuestión, en este caso el objeto clientes desde el árbol, con el botón derecho del ratón, marcaremos la opción de “Asociar documento”, tal y como se muestra a continuación:

Y aparecerá la siguiente pantalla, para seleccionar la plantilla a utilizar:

Al hacer clic en “Aceptar”, aparecerá el siguiente mensaje:

Marcaremos asociar al objeto y fusionar y aparecerá la el documento de tipo plantilla cumplimentados con los datos contenidos en la ficha del cliente que se ha seleccionado y con los datos de la empresa que se encuentran en la ficha de la misma.

Es importante destacar que si en la organización existe la aplicación de Exchange para el correo electrónico, marcando el parámetro de “Existeexchange” a on, en la pantalla de fusión de documentos, aparecerá un check más “Enviar por correo”, en el cual si lo marcamos, aparecerá una pantalla para especificar el mensaje de correo que se desee enviar, y lo enviará a la dirección de correo que exista, en este caso en la ficha del cliente, tal y como se muestra a continuación:

El siguiente paso sería configurar también el cuerpo de la carta comercial. A continuación, se muestra como queda dicho documento:

Existe la posibilidad de fusionar la plantilla con la colección completa, en vez de únicamente a un cliente, para ello, llevamos la colección de clientes al árbol y desde la colección, pulsamos el botón derecho y seleccionamos la misma opción que antes, “Asociar documento”, tal y como se muestra a continuación:

Entonces aparecerá la misma pantalla que anteriormente para seleccionar la plantilla a utilizar, y pulsaremos la opción de “Fusionar”. A partir de este momento, dentro de cada cliente (en el árbol), en el nodo de documentos aparecerá un documento del tipo “Plantillas” asociado a cada uno de los clientes con los datos de la plantilla fusionad con los datos existentes en la ficha de cada uno de los clientes, como se muestra a continuación: